Делопроизводство: конспект лекций. Ульяна Ринатовна Лукьянчук

случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает в г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

      Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13).

      В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

      Адресат (реквизит 14).

      Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

      При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:

      ЗАО «АРВО»

      Ул. Свердлова, 32, стр. 5

      г. Иваново, 155600

      Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

      Генеральному директору

      ОАО «Автострой»

      Е.П. Иванову

      Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:

      Генеральным директорам предприятий

      нефтеперерабатывающего комплекса

      Гриф утверждения документа (реквизит 15).

      Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

      Документ может утверждаться:

      – должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

      – изданием соответствующего распорядительного документа;

      – коллегиальным органом.

      Документы, на которые ставятся грифы