Делопроизводство: конспект лекций. Ульяна Ринатовна Лукьянчук

реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

      В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков – восемь цифр – (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2006). Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат – 21 июля 2006 г., который применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

      Дата оформляется без кавычек.

      Международными стандартами предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 2006.04.03.

      При подготовке документа к подписанию заранее печатаются месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

      Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например: Приказ № 8к или приказ № 21л/с.

      Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/89, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа.

      При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В – 17, Д – 124.

      На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: № 475/284/389.

      Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11).

      Важным