Operaciones y control de almacén de conservas vegetales. INAV0109. Antonio Jesús Gaitán Jurado

como entregarlo en el tiempo y lugar pactados, prestando una garantía, por ejemplo en cuanto a la calidad y cantidad acordadas. Por otro lado, el comprador debe pagar la cantidad convenida en el tiempo y lugar pactados, así como los gastos del transporte salvo que se haya indicado lo contrario.

      El contrato de compraventa se denomina de suministro cuando se reciben las materias primas periódicamente para asegurar un abastecimiento constante en el tiempo.

      Básicamente el contrato consta de los apartados encabezamiento, cuerpo y pie. En el cuerpo del contrato se especifica el motivo que origina el contrato y se exponen las cláusulas, en donde se definen acuerdos y condiciones. Por lo tanto aparecerá la cantidad de producto, especificaciones técnicas y de calidad, fechas de entregas, precios, condiciones de pago, recepción y controles a realizar previos a la descarga, indemnizaciones, entre otros. En el sector agroalimentario existen contratos-tipo que regulan transversalmente la compraventa de materias primas. A continuación, a modo de ejemplo se incluye el contratotipo homologado de patata con destino a la industria de transformación para la campaña 2012.

       Recuerde

      En el contrato de compraventa se describen las condiciones de calidad de ciertos parámetros del producto que deben ser controlados e inspeccionados. Esta labor se corresponde con la etapa de recepción.

      Otro contrato que se debe tener en cuenta es el de transporte. Dicho contrato contempla el acuerdo entre transportista y persona física o jurídica (destinatario) para trasladar algún bien determinado de un lugar a otro.

      En el transporte internacional de mercancías, unido al contrato se especifica un acuerdo en donde se exponen los riesgos de transmisión y los gastos derivados del transporte, expresados mediante las denominadas normas INCOTERMS. Por lo tanto, regulan las condiciones del contrato (lugar donde se ha de entregar la mercancía, pago de gastos, cobertura de riesgos y los trámites de documentos aduaneros). Las cláusulas INCOTERMS se clasifican en cuatro grupos:

      1 E. Entrega directa a la salida. El vendedor pone las mercancías a disposición del comprador en las dependencias del vendedor (EXW).

      2 F. Entrega indirecta sin pago del transporte principal. El vendedor entrega la mercancía a un medio de transporte elegido por el comprador (FCA, FAS, FOB).

      3 C. Entrega indirecta con pago del transporte principal. El vendedor contrata el transporte, pero sin asumir el riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costes adicionales después de la carga y el despacho (CFR, CIF, CPT, CIP).

      4 D. Entrega directa a la llegada. El vendedor asume los gastos y riesgos necesarios para trasladar la mercancía al país de destino (DAT, DAP, DDP).

       Condiciones en el transporte internacional de mercancías. Normas INCOTERMS

       Actividades

      1. Con respecto a la etapa de recepción de materias primas, ¿qué información se debería comprobar en el contrato?

      2. ¿Qué cláusula Incoterms cree que es la que otorga menor responsabilidad para el vendedor, asumiendo el comprador los riesgos y gastos del transporte?

4. Documentación de entrada y de salida y expedición

      Cada industria define un proceso propio de gestión documental en relación a la entrada y salida de productos en función de sus características y objetivos. Aunque normalmente se generan multitud de archivos, existen unos que son denominador común en determinadas transacciones, concretamente los que se describen a continuación.

      En un principio se puede pensar complejo el manejo de la información que se genera en las operaciones de recepción y expedición, sin embargo el proceso se hace repetitivo salvo excepciones concretas, con lo que requiere simplemente de una fase de adaptación-aprendizaje. Además, se debe tener en cuenta que existen divisiones departamentales en donde se reparten responsabilidades, como son ventas, compras, administración, etc.

       4.1. Recepción

      En recepción, antes de la llegada de la materia prima necesaria para la elaboración de las conservas, se debe tener preparada la documentación en la que consten los pedidos confirmados y donde se contemplen los productos solicitados a los proveedores. El soporte material que recoge dicha documentación es la nota de pedido o simplemente pedido. Suele existir un registro de pedidos en donde se van indexando todos los pedidos emitidos.

      El documento que llega junto con la mercancía es el albarán o nota de entrega, siendo el justificante de que la materia prima ha sido recibida por el comprador. Los datos que aparecen en el albarán son:

      1 Identificación del comprador y vendedor.

      2 Número de orden, lugar y fecha de emisión.

      3 Número o referencia del pedido con el que se corresponde.

      4 Tipo de transporte y pago (portes debidos o pagados).

      5 Descripción de la mercancía (código, cantidad y precio).

      6 Lugar de entrega.

      El albarán se acepta mediante firma del comprador, aceptando la mercancía y procediendo el proveedor al envío de la factura. Debe existir una copia para el vendedor, otra para el comprador, y una firmada y sellada por este para el vendedor.

      En este momento se dispone de la información necesaria para confeccionar la hoja de recepción, que recoge el número de pedido, albarán, resultado de la inspección de los productos y ubicación final de los mismos en el almacén.

      Finalmente el comprador recibe la factura, último documento dentro del proceso de aprovisionamiento de materias primas. En la factura debe aparecer:

      1 Datos del comprador y vendedor.

      2 Número de factura.

      3 Fecha y lugar de emisión.

      4 Referencia del pedido o albarán del que procede.

      5 Descripción de la operación, precios, descuentos, gastos de transporte, seguros, envases o embalajes.

      6 Tipo de IVA.

       Actividades

      3. ¿Cuál cree que es el orden lógico temporal de los siguientes documentos: Nota de entrega, Factura, Nota de pedido, Hoja de recepción?

       4.2. Expedición

      En la industria conservera, y en la logística de cualquier empresa, toda expedición de mercancías debe ir acompañada de unos documentos que deben cumplimentarse en la operación de compraventa, muy similares a los comentados en recepción,