Técnicas de información y atención al cliente/consumidor. COMT0110. María José García Casermeiro

de alta: 06/07/2007

      Nº socio: 001

      Socio familiar

      Nombre: Clara Martínez Arrabal

      Teresa Martínez Antúnez

      Miguel Corbacho Martínez

      Fecha de alta: 25/04/2008

      Nº socio: 002

      Socio individual

      Nombre: Javier Cruz Cámara

      Fecha de alta: 09/03/2007

      Nº socio: 005

      Socio individual

      Nombre: Jesús Marín Obregón

      Fecha de alta: 30/08/2006

      Nº socio: 006

      Socio individual

      Nombre: Luis Cebrián Linares

      Fecha de alta: 15/05/2005

      Nº socio: 004

      Socio individual

      Nombre: Cristina Méndez Ramos

      Fecha de alta: 13/02/2006

      Nº socio: 007

      SOLUCIÓN

      Sistema de ordenación y clasificación alfanumérico

      El sistema alfanumérico clasifica los ficheros utilizando una combinación de los números naturales y de las letras del alfabeto, o anteponiendo primero las letras y después los números.

      En el caso de la combinación de números seguidos por una o varias letras, el orden lo marcará primero el número y después las letras.

Importante

      En el caso de la combinación de números seguidos por una o varias letras, el orden lo marcará primero el número y después las letras.

      En el caso de combinaciones hechas por letras seguidas de números, el orden lo marcarán primero las letras y después los números.

Aplicación práctica

      Ordene las siguientes matrículas de vehículos:

      SOLUCIÓN

      Sistema de ordenación y clasificación cronológico

      La clasificación cronológica es un sistema que utiliza las fechas para ordenar o registrar documentos.

      Este sistema suele utilizarse, en general, para ordenar presupuestos, actos, memorias, etc. También es muy utilizado cuando se trata de confirmar vencimientos de pagos o cobros y de control de plazos.

      Sistema de ordenación y clasificación geográfico

      El sistema ordena la información de la empresa atendiendo a la localización geográfica de su procedencia. El mismo criterio se puede emplear con los clientes, proveedores, etc.

      En general, teniendo en cuenta el territorio geográfico en el que opera la empresa y las necesidades de cada entidad a la hora de ordenar y clasificar sus documentos, se utilizan las siguientes divisiones territoriales:

       Continente.

       País.

       Comunidad autónoma.

       Provincia.

       Comarca.

       Municipio.

       Calle, número.

       Nombre de la empresa, ya sea persona física o jurídica.

      La clasificación geográfica suele utilizar un orden alfabético, pero respetando una serie de reglas:

       Las palabras calle, plaza, avenida, etc., no son elementos para la ordenación alfabética. Únicamente se toma el nombre de la vía pública. Por ejemplo, en lugar de considerar “calle Pío XII”, se considera “Pío XII” (a la hora de realizar la clasificación del documento de que se trate).

       En el caso de que las calles vengan identificadas por un número además del nombre (5ª avenida), el número se expresa en letra y se ordena alfabéticamente (Quinta avenida).

Nota

      La clasificación geográfica es utilizada, normalmente, para ordenar la correspondencia con la clientela, o los ficheros de clientes, o también las listas de direcciones.

Ejemplo

      La empresa juguetera “Muñecox” desea hacer una base de datos en la que se contemplen a todos sus clientes, principalmente jugueterías. Para ello, se basarán en una serie de cartas de pedido. Estas cartas tienen la fecha de entrada en la empresa correspondiente al último año, según consta en el Libro de Registro de Entrada de Correspondencia. El sistema de clasificación que va a utilizar es el geográfico, y ha optado por escoger como primer orden la provincia a la que pertenecen las poblaciones, el segundo la población, seguido de la ubicación exacta de donde proceden los documentos.

      La empresa decide comenzar por la Comunidad de Extremadura.

      Datos de que dispone la empresa:

      Para realizar una clasificación geográfica utilizando los datos dados, en primer lugar, se han seleccionado las provincias pertenecientes a la comunidad autónoma de Extremadura, siguiendo un orden alfabético, después las poblaciones y las vías públicas pertenecientes a cada una de ellas, teniendo en cuenta también el orden alfabético. El resultado sería:

      Sistema de ordenación y clasificación por asuntos o materias

      El sistema de clasificación por asuntos o materias ordena los documentos según los asuntos, ideas o contenidos que los caracteriza, como pueden ser las devoluciones de ventas, por qué se han producido, etc.

      En este sistema, el nombre de las personas, firmas comerciales o fechas no se consideran. Sin embargo, el sistema de clasificación por asuntos