Técnicas de información y atención al cliente/consumidor. COMT0110. María José García Casermeiro

Este tipo de archivo está formado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que mantengan su vigencia y seña de consulta frecuente.

      Archivo semiactivo

      Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuente. La frecuencia de consulta de los documentos en él guardados es pequeña, en general, una vez al año.

      Archivo inactivo

      Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal. Son los denominados archivos históricos. El tipo de documento que se guarda es el relativo a los que legalmente deben permanecer por un tiempo determinado hasta su destrucción, o simplemente tienen un valor documental.

      2.6. Centralización o descentralización del archivo

      Hay otras clases de archivo según el tipo de empresa u organización: pueden ser archivos centralizados, archivos descentralizados y archivos mixtos.

       Archivo centralizado: significa que todos los documentos de la empresa están emplazados en el mismo lugar. Las principales ventajas de la centralización son: la economía de espacio, la información es más fácilmente localizable, la responsabilidad del cuidado de los documentos está definida, y, por tanto, permite un control en su utilización.

       Archivo descentralizado o departamental: en este caso, cada departamento de la empresa tiene su propio archivo. La principal ventaja es la rapidez de acceso a los documentos.

       Archivo mixto: permite que los archivos activos y semiactivos estén descentralizados o en los diferentes departamentos y, a su vez, permite que el archivo inactivo esté centralizado.

3. Elaboración de ficheros

      3.1. Concepto

      El concepto de fichero es bastante genérico. Su amplitud y generalidad ha creado confusión en las organizaciones, al poder considerarse como fichero, conceptos informáticos tales como: carpeta, base de datos, fichero, documento, aplicación, etc.

      Un fichero es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

      De este modo, consideraremos que nos encontramos ante un fichero cuando exista una organización de esos datos de una manera lógica, que permita tratarlos con determinadas finalidades.

      Los ficheros pueden ser ordenados y organizados atendiendo a distintos criterios que veremos a continuación.

      3.2. Sistemas de ordenación y clasificación de ficheros

      La clasificación y ordenación de los ficheros constituye la base del sistema de archivo empresarial. Sin una clasificación, los datos y las informaciones serían difícilmente interpretables. No se sabría qué posee la empresa ni cuáles son sus necesidades.

      La clasificación documental es una técnica para la identificación y la reagrupación de sistemas de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser diferenciadas.

      Sistema de ordenación y clasificación alfabético

      La clasificación alfabética ordena la documentación de acuerdo con la secuencia alfabética.

      Debido a su sencillez constituye el sistema de ordenación o clasificación más extendido a la hora de su utilización.

      Además, puede encontrarse el documento o información de que se trate de una manera directa, pues solo hay que seguir las letras de abecedario.

      En cuanto a los nombres, primero se anota el apellido, y si hay primeros apellidos que coincidan, se tendrá en cuenta el segundo. Por supuesto, este sistema es válido no solo para nombres de personas, también para ciudades, regiones, empresas, etc.

Nota

      Cuando los apellidos contienen partículas gramaticales como “de”, “y”, “del”, “de la”, etc. estas no se tendrán en cuenta a la hora de ordenarlos alfabéticamente

Aplicación práctica

      Imagine que trabaja en una biblioteca y tiene que ordenar una serie de libros de autores de la Generación del 27. ¿Cómo lo haría utilizando la clasificación alfabética?

      Federico García Lorca

      Rafael Alberti Merello

      Vicente Pío Marcelino Cirilo Aleixandre y Merlo

      Luis Cernuda Bidón

      Emilio Prados Such

      Gerardo Diego Cendolla

      Pedro Salinas Serrano

      Jorge Guillén Álvarez

      José María Hinojosa Lasarte

      SOLUCIÓN

      Sistema de ordenación y clasificación numérico

      Con el sistema de clasificación numérico se ordenan los documentos siguiendo la secuencia natural de los números. Se trata de asignar a cada individuo, empresa, cliente o asunto de que se trate un número.

      Este sistema de clasificación numérica necesita acompañarse de un sistema de tarjetas, de tal manera que cada tarjeta se identificará con cada carpeta. A través de estas tarjetas se podrá averiguar qué información contiene cada número asignado.

      Hoy día, gracias a los sistemas informáticos existentes en el mercado, todos los datos relativos a clientes, socios, asegurados, etc., pueden obtenerse de manera rápida y eficaz a través de una base de datos.

Aplicación práctica

      El club de tiro de arco “Arco Iris” utiliza el sistema numérico de clasificación, de manera que se asigna a cada socio un número. Este número identifica a cada sujeto y sirve, además, para acceder a todos los datos pertenecientes al mismo. Hay dos tipos de socios: individuales y familiares. A este último grupo se le asigna un número que identifica a cada uno de los miembros de la familia.

      Con los datos que se ofrecen a continuación, confeccione una lista ordenada por el número de socio que contenga, además, todos los datos pertenecientes a cada uno de ellos.

      Socio individual

      Nombre: Alicia Gómez Artacho

      Fecha de alta: 09/03/2010

      Nº socio: 003

      Socio individual

      Nombre: Marcelo Delgado Sánchez

      Fecha de alta: 13/05/2005

      Nº socio: 008

      Socio familiar

      Nombre: Alberto Moreno Rosa

      Pedro Moreno García

      Ana