Técnicas de información y atención al cliente/consumidor. COMT0110. María José García Casermeiro

documentos. Ello es debido, por un lado, a que la legislación reguladora lo exige para determinados tipos de documentos, y, por otro, debido a la utilidad y valor que poseen dichos documentos para la empresa. En consecuencia, se han de marcar unas pautas que indiquen cuáles son los documentos que se archivarán o conservarán y cuáles son los que se destruirán.

      Las principales funciones de los archivos son:

       Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

       Asegurar la correcta conservación de los documentos.

       Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

      2.3. Archivo de documentos: captación, elaboración de datos y custodia

      Es muy importante que en todo el proceso de gestión y conservación de los documentos se controle de una manera eficaz la creación, recepción, conservación, utilización y eliminación de los mismos. Para la adecuada conservación de los documentos que se quieren archivar se precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para que no se pierda ningún documento. Son las siguientes:

       Entrada del documento (creación o recepción del documento): cuando el documento entra o se genera en la empresa.

       Elaboración de datos: es muy importante procurar que no se pierda ningún documento. Para ello, se procederá a:

       Anotar los datos, en orden cronológico, del documento en los registros de entrada/salida que corresponda.

       Enviar el documento al departamento al que va dirigido.

       Salida para su custodia: se clasifica el documento y se procede a archivarlo.

Sabía que...

      El Ministerio de Cultura ofrece en su web un enlace que informa acerca de los Archivos Estatales, dónde están, qué servicios ofrecen y cuáles son sus principales líneas de actuación.

      <http://www.mcu.es/archivos/CE/InformacionGeneral.html>

      2.4. El proceso de archivo

      El proceso de archivo se ocupa de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.

      Identificación

      En primer lugar, se identificará el documento a archivar:

       ¿De dónde procede?

       ¿Cuál es su temática?

       Fecha de su emisión.

       Etc.

      Valoración

      En segundo lugar, la persona encargada del archivo debe calcular su vigencia efímera o permanente.

      Se debe tener en cuenta que no es necesario archivar toda la documentación que llega o se genera en la empresa. Hay que decidir qué documentos se eliminan y cuáles se archivan. Para ello, se establecerá un criterio de selección de los documentos que no es necesario archivar y cuáles deben ser archivados.

      Organización

      La organización del archivo conlleva la realización de varias tareas: la clasificación, la ordenación y la instalación.

      Para una correcta organización del archivo hay que desarrollar un método objetivo que consiga que el resultado del archivado sea siempre el mismo, independientemente de la persona que realice la tarea.

      Clasificación

      La clasificación consiste en juntar y separar grupos documentales.

      Podemos clasificar la información en función de su contenido informativo, del valor administrativo que tengan y de su valor legal.

      Ordenación

      La ordenación consiste en establecer, dentro de las ?series?, ?expedientes” y documentos, ya clasificados.

      Los criterios de ordenación pueden variar de una organización a otra. Habitualmente, los más empleados son:

       Una secuencia natural (orden según los momentos de la gestión que los originó).

       Alfabética (expedientes personales o de materias). Orden abierto.

       Geográfica (series y documentos referidos a ciudades o barrios o calles).

       Numérica (documentos contables, documentos de correspondencia). El orden numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas.

Nota

      A la ordenación del archivo se dedicará un punto entero más adelante, dada la complejidad y extensión de esta operación.

      Instalación

      La instalación consiste en exponer la documentación ya clasificada y ordenada.

      2.5. Archivos activos, semiactivos e inactivos

      Una de las primeras cosas que tendremos que saber es con qué frecuencia vamos a consultar la documentación.

      Hay tres niveles de archivo dependiendo de la frecuencia de consulta: son los archivos activos, semiactivos e inactivos.

      TIPOS DE ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE CONSULTA

      Archivo activo Es aquel donde los documentos son consultados frecuentemente.