Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича

Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою вона буде для всіх тих, хто ознайомлюється з цим документом. Ясність забезпечують насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Неабияке значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій конкретній ситуації.

      Документ не повинен мати суперечностей. Суперечності в діловому папері виявляються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту. Суперечність може полягати і в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викладають у такій категоричній формі, що це вже не прохання, а скоріше наказ). Ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному або є взаємовиключними).

      Переконливість викладу документа забезпечують обґрунтуванням висловленої в ньому думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

      Діловий папір має бути коротким, у ньому мусять знайти відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформлюють окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні докази – поряд із логічними – мають неабияку силу переконання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується ділового листування).

      Потребу в переконливості іноді враховують, але на практиці її втілюють аж у надто поверхових і недосконалих словесних формулах. Так, зокрема, не надають діловому листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію – бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. Тому треба чітко регламентувати їх вживання, лише тоді може бути збережена їх ефективність.

      Переконливість є надзвичайно важливою ознакою ділових паперів. Так, наприклад, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань та ін. Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу,