Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича

тих, хто складає листи-прохання, листи-вимоги, листи-претензії та ін., бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та окремими людьми.

      Щоб приховати своє невдоволення діями партнера, рекомендуємо замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спеціальної продукції. – Пропозиції щодо випуску нашої спеціальної продукції Вами ще не висловлені.

      Якщо важливо вказати на конкретного виконавця, то пропонують вживати активну форму. Наприклад: Міністерство зв’язку не гарантує плату за цю роботу.

      Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон листування, знижують офіційність. Наприклад: За такі результати праці Ви не можете одержати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.

      До речі, займенник Ви в листах, офіційних документах тощо пишуть з великої літери. Цим підкреслюють повагу до співрозмовника.

      Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документу значення повнішої інформації, вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання. З цією метою найчастіше використовують звороти зі словами вважаючи, беручи, ураховуючи та ін.

      Надмірна ввічливість, нав’язування своїх методів чи принципів у вирішенні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.

      Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня.

      Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широковідомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймати, документи такого типу прості в оброблянні, зберіганні й відшукуванні в разі потреби.

      Читання документа – це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дозволяють насамперед визначити вид документа (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка). При цьому вони можуть міститися і в самому тексті документа (наприклад: гарантуємо – у гарантійному листі; надсилаємо – у супровідному листі тощо.). Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак.

      Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а отже, підвищити загальну культуру діловодства.

      Нормативність мовних засобів ділового стилю – обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови,