Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича

тощо.

      5. За походженням:

      – службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

      – особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

      6. За рівнем стандартизації:

      – документи з низьким рівнем стандартизації, у яких обов’язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, автобіографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо);

      – документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), у яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка вже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій, проспекти.

      У документах із низьким рівнем стандартизації за способом викладу виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.

      Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності (так, як вони відбуваються в реальній дійсності) використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.

      Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причиново-наслідковому. Відступити від цього принципу можна лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.

      Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають ті чи інші ознаки предмета чи аспекти питання, називаються елементами опису. Зазвичай опис містить загальну характеристику явища; елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Використовують цей спосіб викладу у звітах, актах, наказах, постановах.

      Міркування – це спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і зазвичай доводить певне положення через причиново-наслідкові зв’язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв’язків. У міркуваннях найчастіше щось доводять; саме тут дістає втілення така логічна форма думки, як доказ. Послідовність викладу визначають побудовою конкретного доказу – дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень).

      У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

      7. За ступенем складності:

      – прості – містять одне питання;

      – складні – два чи кілька питань.

      8. За місцем складання:

      – внутрішні – документи, чинні в межах