Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича

тлумачень. Також варто мати на увазі таке:

      1. Слід правильно й у певній послідовності розміщувати частини документа.

      2. Текст документа зазвичай викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила…; інститут просить…; ректорат клопочеться… Від першої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

      3. Укладаючи ділові папери, не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

      4. Варто вживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.

      5. Слід уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що… Підтверджуємо з вдячністю… У порядку надання матеріальної допомоги… У зв’язку із вказівкою… Відповідно до попередньої домовленості… Відповідно до Вашого прохання…

      6. Дієприслівникові звороти в документах слід уживати на початку речення: Враховуючи… Беручи до уваги… Розглянувши… Вважаючи…

      7. Мовні засоби, що використовують для укладання ділових паперів, мають відповідати нормам літературної мови й бути зрозумілими для широкого кола читачів.

      8. Викладаючи інформацію в діловому папері, варто вживати прямий порядок слів у реченнях.

      9. Частовживаними в документах є інфінітивні конструкції: створити комісію…; затвердити пропозицію…; попередити правління…

      10. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…; пропоную…

      11. Скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури пишуть у справочинстві за загальними правилами: р-н, обл., км, наприклад, канд. філол. наук.

      12. Укладаючи будь-який документ, варто надавати перевагу простим реченням і використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний… Високошановний… Вельмишановний… Високоповажний…

      Оформлення сторінки документа

      Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210 мм) та А5 (146 х 210 мм).

      Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги (поля): лівий – 35 мм; правий – не менше 8 мм, верхній – 20 мм, нижній для формату А4 – 19 мм, для формату А5 – 16 мм.

      Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ розміщений більш ніж на одній сторінці, то слід пам’ятати:

      – на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обов’язково має бути не менше двох рядків тексту;

      – лише першу сторінку документа оформлюють на бланку. Друга і наступні сторінки – чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;

      – не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

      Переносів у текстах документів уникають.

      Сторінки документа нумерують у правому верхньому кутку без крапок і тире на відстані 10 мм.

      Рубрикація