Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича

саме в даному конкретному випадку;

      2) заповнення формуляра;

      3) побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які не передбачені формулярами бланків.

      Кожна країна, а в межах країни кожна галузь промисловості (а також різні організації та установи) виробили свій набір стандартних ділових паперів. І скрізь стандартизацію мови офіційних документів розглядають як ефективний засіб скорочення невиправданої інформаційної надлишковості в діловому документі за рахунок економії мовних засобів.

      Переважання стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напруження під час сприймання й пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм висловлення.

      Такі звороти, попри усе інше, відзначено інформаційною місткістю, адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі – у формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

      Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи якусь ситуацію, потрібні готові, перевірені тривалою практикою, широковідомі словесні формули. Ці формули постають щоразу як сигнал певного типу інформації. Так, уже початкова фраза у порядку надання технічної допомоги… підказує, що в цьому діловому листі буде викладено прохання; вона готує до сприймання подальшого ланцюга слів, який можна з більшою чи меншою вірогідністю передбачити.

      Таким чином, стандартні вислови як явище писемного мовлення виникають у результаті однотипності неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Особливо часто повторювані в певних типах документів слова й словосполучення утворюють своєрідний каркас змісту того чи іншого ділового папера. У таких випадках укладання документа може бути зведено до заповнення бланків. Тому говорять, що ділові папери не «пишуть», а «укладають».

      Однак власне процес стандартизації мови ділових паперів – це не «узаконення» певних конкретних висловів, це стандартизація моделі, загального зразка такого вислову. Зазвичай це певний тип речення (із чітко визначеним порядком слів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речення), який найкраще й найповніше може охопити ряд схожих ситуацій. Тоді укладання документа зводиться до конкретного словесного наповнення цієї синтаксичної моделі.

      Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі: за ними, як і за термінами, закріплюється певна «ділянка» змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій.

      Дуже часто можна почути нарікання на «бідність» мови ділових паперів. Проте такі докори виголошують зазвичай люди, дуже далекі від цієї сфери діяльності й замало обізнані з нею. Якщо з такою міркою підійти, наприклад, до наукового стилю, то терміни теж збіднюють виклад. Значно багатшою була б, наприклад, мова такої наукової статті,