Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича

Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.

      Щоб не марнувати час на складання й використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.

      Текст – головний елемент документа, призначений для викладу основної інформації. Виклад матеріалу документа має свої особливості. Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень може бути покладений в основу побудови документа.

      Якщо на початку документа викладають обставини, які зумовили його появу, або вказують причини саме такої постановки питання, а в кінці викладають мету документа, то такий виклад називають прямим.

      Якщо ж мету документа викладають на початку його, а вже потім дають пояснення, наводять факти, розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

      Найзагальніша вимога, яку ставлять до викладу матеріалу в будь-якому діловому папері, така: виклад слід вести за чітко продуманим планом; ані в загальній системі викладу, ані в переходах від однієї частини тексту до іншої, ані в окремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки. Тому під час підготовки складного за змістом документа має бути добре продумана логічна його структура. А оскільки головною складовою частиною будь-якого ділового папера є виклад його мети, то це і обумовлює логічну побудову змісту всього документа.

      Таким чином, переконливий і несуперечливий виклад мети документа є тим стрижнем, навколо якого групуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету.

      Діловий документ за сучасних умов виробничих відносин, незалежно від його конкретного змістового наповнення (пропозиція, прохання, претензія, попередження), має бути насамперед переконливим, а переконливість будь-якого документа – це його доказовість.

      Фактичний матеріал, використаний у службовому документі, має бути достовірним. Причиною помилок у викладі фактів часто буває неуважність осіб, які відповідають за документ, їх небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними фактичними даними (у протоколі пропущено цифрові дані виступу; секретар змінив механічно кілька літер прізвища в довідці, друкарка переплутала умовні позначки та ін.). А все це знижує якість документа, бо факти – це його фундамент.

      Значення багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно поданий в них фактичний матеріал.

      Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, урахування всіх фактів особливо важливі у документах, на підставі яких розв’язують практичні питання політичного й господарського життя, різноманітні конфліктні ситуації.

      Існує також поняття