Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича

створення й використання різноманітних документів. Тому поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реальних предметів, що є об’єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичного обробляння, збереження, пошуку, поширення та використання документної інформації в суспільстві.

      Поняття «документ» широко використовують в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об’єктів, яким надано статус документа. Це поняття розуміють по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

      Слово документ (лат. dоситепtит – «зразок, доказ, свідчення») походить від іменника dосеrе – «вчити, навчати». Корінь цього терміна сягає індоєвропейської прамови, де він означав жест витягнутих рук, пов’язаний із переданням, прийманням чи отриманням чогось.

      За іншою версією, в основі терміна лежить слово dek, що походить від числа «десять» і пов’язане з тим, що в розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь dek замінили на dос у слові dосео – «навчаю», від якого утворили слова dосtоr – «учений», dосtrіпа – «вчення», dоситепtит – «те, що вчить, повчальний приклад». У цьому значенні слово документ використовували Цезар і Ціцерон. Пізніше воно набуло юридичного звучання й почало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнутий із книжок, підтверджувальних записів, офіційних актів». У значенні письмового свідоцтва слово документ почали уживати від Середньовіччя до XIX ст. З латини воно було запозичене усіма європейськими мовами.

      До російської мови слово документ прийшло за часів Петра I як запозичене з німецької та польської. Тоді воно мало значення письмового свідоцтва.

      Зростання кількості юридичних документів призвело до виникнення в другій половині XVII ст. у Франції особливої науки під назвою «дипломатика». Назва науки походить від грецького слова diploma – «лист, документ (складений удвічі)». Дипломатика почала вивчати всі публічні (громадські) документи, на відміну від документів особистого походження. Основоположником науки вважають Жана Мабільона, котрий 1681 р. у Парижі видав «Книгу про мистецтво дипломатики».

      Базове поняття документ у дипломатиці тлумачили як і будь-яке письмове свідчення, що потрібне для «виникнення, доведення й виконання прав чи володіння певними правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

      1) реалізація нового правового становища (акт дарування, продаж і т. п.);

      2) засіб доказу перед судом (письмові показання сторін);

      3) перенесення повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій тощо).

      До