Кадровое делопроизводство. Татьяна Дубровская

его решения, а также в названиях личных, судебных, арбитражных дел

      5

      В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

      Если переписка ведется с более чем 3 однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

      Если переписка ведется с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

      В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы

      6

      Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

      ● НПА (декреты и указы Президента, законы, постановления Совета Министров и др.);

      ● учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

      ● распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

      ● распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

      ● организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

      ● протоколы;

      ● планы;

      ● отчеты;

      ● договоры;

      ● справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

      ● переписка;

      ● учетно-регистрационные формы

      7

      В процессе формирования дел заголовки могут уточняться

      ВАЖНО!

      Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.) (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4)

      Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»

      Заполняется в конце делопроизводственного года, указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкции № 4)

      Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»

      Указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно НПА, ЛПА (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4)

      Примечание. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией, экспертной комиссией организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или Центральной экспертной