Кадровое делопроизводство. Татьяна Дубровская

по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п. 167 Инструкции № 4)

       8.2. Формирование дел

      Правила формирования распорядительных документов

      1

      Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров

      2

      Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения

      Правила формирования других документов

      1

      Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров

      2

      Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

      Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, а планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана

      3

      Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ

      4

      Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий

       8.3. Хранение документов

      Порядок хранения документов

      1

      Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела (п. 213 Инструкции № 4)

      2

      Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света

      3

      Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции № 2). Оперативному хранению подлежат личные дела только на работающих сотрудников, личные дела уволенных хранятся в архиве в алфавитном порядке

      4

      Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40)

      5

      Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных