Кадровое делопроизводство. Татьяна Дубровская

о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;

      ● об оказании матпомощи;

      ● о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

      3

      По административно-хозяйственным вопросам

      3 года

      ● о выдаче служебных удостоверений, пропусков;

      ● об утверждении графика дежурств работников;

      ● и др.

      7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации

       7.1. Регистрация документов

      Порядок регистрации документов

      В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству

      Регистрация входящих документов

      1

      Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов

      2

      Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)

      Регистрация исходящих документов

      1

      После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов

      2

      Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):

      ● индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;

      ● регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа

      Регистрация внутренних документов

      1

      Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)

      2

      Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать