Кадровое делопроизводство. Татьяна Дубровская

ч. 1 п. 153 Инструкции № 4)

      Согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии), а после подписывается руководителем подразделения (ч. 2 п. 158 Инструкции № 4)

      Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или Центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции № 4)

      После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции № 4)

      Примечание. При составлении номенклатуры дел используются:

      ● устав организации (положение о ней);

      ● положения о структурных подразделениях;

      ● штатное расписание;

      ● планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;

      ● должностные инструкции работникам;

      ● типовые и примерные номенклатуры дел;

      ● номенклатуры дел за предыдущие годы;

      ● регистрационные формы;

      ● справочные картотеки;

      ● перечни документов с указанием сроков хранения.

      Также при составлении необходимо изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160 Инструкции № 4)

      Документы, включаемые в номенклатуру дел

      В номенклатуру включаются

      В номенклатуру не включаются

      ● заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;

      ● учетно-регистрационные формы (журналов, книг) и справочных картотек;

      ● документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (ч. 1, 2 п. 161 Инструкции № 4)

      ● Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА;

      ● печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);

      ● указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 161 Инструкции № 4)

      Графы номенклатуры

      Графа 1 «Индекс дела»

      Указываются индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 Инструкции № 4), например, 1-1, 1-2.

      При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0», например, 01-01, 01-02

      Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»

      Указываются названия разделов