"Die Handwerker-Fibel", Band 3. Dr. Lothar Semper

der sorgfältigen Einhaltung von aktuellen Vorschriften

      > Nebenleistungen in den Preis einschließen, Alternativen anbieten

      > Referenzen nennen, Liefer- und/oder Ausführungszeit nennen

      > Zahlungsmodalitäten erwähnen

      > Mehrwertsteuer separat ausweisen

      > Hinweis auf Geschäftsbedingungen

      > Gewährleistung erwähnen.

      Die einzelnen Punkte sind situationsbezogen und je nach Handwerkszweig zu prüfen und ggf. einzusetzen. Eine einfache Version eines Textes für einen Malerbetrieb könnte folgenden Text beinhalten:

      Musterbrief

      Im Rahmen der EU-Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (kurz: EU-Dienstleistungsrichtlinie) sind folgende Rahmenbedingungen einzuhalten: Stets dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen:

      > Name

      > Firmenname

      > Rechtsform

      > Anschrift

      > Telefonnummer und E-Mail-Adresse

      > Handels- oder andere Registereintragungen

      > Angaben über die genaue Berufsbezeichnung

      > Zugehörigkeit zu einer Handwerkskammer

      > ggf. AGB

      > bei Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung Angaben zu Namen und Anschrift des Versicherers und dem räumlichen Geltungsbereich

      > Preis der Dienstleistung in klarer und verständlicher Form, ggf. Kostenvoranschlag.

      Auf Anfrage dem Kunden zur Verfügung zu stellende Informationen:

      > berufsrechtliche Regelungen

      > bestehende berufliche Gemeinschaften.

      Die genannten Informationen müssen dem Kunden leicht zugänglich sein. Möglichkeiten hierfür sind die Homepage des Betriebes, ein Aushang in der Werkstatt oder schriftlich bei Vertragsabschluss oder am Ort der Leistungserbringung.

      Nachstehende Inhalte sollten in den im Folgenden genannten Geschäftsbriefen hauptsächlich enthalten sein:

      Auftrag

      Auftragsbestätigung

      > Dank an den Auftraggeber

      > klare Auflistung der vereinbarten Leistungen und/oder Produkte

      > vereinbarter Preis zzgl. Umsatzsteuer

      > ggf. Hinweis auf weitere Kosten bei Auftragserweiterung und/oder weiteren Regiearbeiten (z. B. Preis pro Stunde nennen)

      > Liefertermin bzw. Fertigstellungstermin nennen (evtl. Einschränkungen berücksichtigen)

      > Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

      > Zahlungsmodalitäten vereinbaren bzw. bestätigen

      > Grußformel und Unterschrift.

      Rechnung

      Rechnung

      > vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

      > Name und Anschrift des Leistungsempfängers

      > Steuernummer oder Umsatzsteuer-Ident.-Nr. (USt-IdNr.)

      > Ausstellungsdatum

      > fortlaufende Rechnungsnummer

      > Bezug zu Auftrag vom …

      > „Rechnung“ in der Betreffzeile aufnehmen

      > Gegenstand der Leistung/Lieferung aufführen

      > Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen oder der Vereinnahmung des Entgelts beziehungsweise Teilentgelts

      > Entgelt nach Mehrwertsteuersätzen aufschlüsseln

      > Nettobetrag in Euro

      > Mehrwertsteuersatz in Prozent

      > Mehrwertsteuerbetrag in Euro

      > Rechnungsbetrag (brutto)

      > eventuelle Angaben von Skonto

      > Steuersatz

      > der auf das Entgelt entfallene Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

      > bei Leistungen zwischen verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

      > Angaben der Bankverbindung

      > Angaben eines konkreten Zahlungsziels.

      Bei Rechnungen, die für handwerkliche Renovierungs- und Modernisierungsmaßnahmen in einem Privathaushalt erbracht werden, sind Materialkosten sowie Arbeits- und Fahrtkosten gesondert auszuweisen. Weiterhin sollte die jeweils darauf entfallende Umsatzsteuer getrennt ersichtlich sein, damit der Kunde den Steuerbonus (§ 35a Abs. 2 S. 2 EstG) auf die Arbeits- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer geltend machen kann.

      Elektronische Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, müssen, um den Vorsteuerabzug beim Empfänger aufrechtzuerhalten, künftig weniger Anforderungen genügen als bisher (qualifiziertes Zertifikat).

      Folgende Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen:

      > Rechnungsempfänger muss mit dem Empfang in elektronischer Form einverstanden sein.

      > Die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein.

      > Elektronische Rechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert werden.

      > Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen beträgt 10 Jahre.

      Mängel

      Mängelrüge

      > eindeutige Bezugnahme auf die erbrachte Leistung und/oder Lieferung

      > genaue fachmännische Beschreibung des Mangels oder der Mängel

      > Fristsetzung, innerhalb der die Nachbesserung zu erfolgen hat

      > Konsequenzen aufzeigen, falls Nachbesserung nicht innerhalb der Frist erfolgt (z. B. Minderung, Schadenersatz, Rücktritt)

      > Vorbehalt weiterer Schadenersatzansprüche.

      Abmahnung

      Abmahnung

      > Abmahnung ist als solche eindeutig zu kennzeichnen.

      > Zu beanstandendes Verhalten so konkret wie möglich darstellen.

      > Hinweis auf arbeitsvertragliche Verletzung.

      > Schwere und/oder Häufigkeit der Pflichtverletzung ist darzustellen.

      > Arbeitsrechtliche Konsequenz (z. B. Kündigung) muss angedroht werden.

      > Empfang der Abmahnung vom Arbeitnehmer bestätigen lassen.

      > Abschrift der Abmahnung für die Personalakte.

      Zeugnisse

      Einfaches Zeugnis

      > persönliche Daten

      > Art der Beschäftigung

      > Dauer der Beschäftigung.

Qualifiziertes Zeugnis

      > Personalien und Beschäftigungsdauer

      > Beschreibung des Aufgabengebietes

      > Leistungsbeurteilung

      > Verhalten zu Mitarbeitern und Kollegen

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