"Die Handwerker-Fibel", Band 3. Dr. Lothar Semper

der Gruppenorganisation:

      > Gruppe engt Kreativität des Einzelnen ein.

      > Entscheidungen werden in der Gruppe hinausgezögert.

      > Keine klaren Verantwortlichkeiten in der Gruppe.

      > Emotionale Konflikte innerhalb der Gruppe.

      1.3 Verwaltungs- und Büroorganisation

      1.3.1 Dokumentenmanagement

      Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und die Verwaltung von Papierdokumenten in einer Schriftgutverwaltung.

      Die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeiten und eine rationelle Büroorganisation sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg eines Handwerksbetriebes.

      Durch die fortschreitende Digitalisierung bekommt auch das Dokumentenmanagement neue Strukturen.

      Es entstehen sog. „Enterprise-content-Managementsysteme“ (ECM-Systeme), die auch für Handwerksbetriebe effizient eingesetzt werden können.

      Man versteht darunter Strategien, Methoden und Werkzeuge, die die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen, Inhalten und Daten ermöglichen und erleichtern.

      Daneben ermöglichen ECM-Systeme über unterschiedliche Zugriffsrechte für verschiedene Personen im Handwerksbetrieb einen effizienten Umgang mit Daten und Informationen.

      Ablageorganisation

      Die Schriftgutablage, auch Registratur genannt, ist die Aufbewahrungsstelle für alle wichtigen Unterlagen des Betriebes und Kopien des Schriftverkehrs. Meist erfolgt die Ablage auf Speicherdatenträgern in Dateiform.

      Die nachfolgenden Ausführungen gelten sowohl für die Schriftgutablage als auch für die elektronische Ablage in Dateiform.

      Aktenplan

Aus Gründen der Übersichtlichkeit der Aktenablage ist die Erstellung eines Aktenplans zu empfehlen.

      Akten- bzw. Dateiordnung

      Die Aktenordnung in Papier- bzw. Dateiform kann folgendermaßen aufgebaut werden:

      Organisation der Registratur/Dateiverwaltung

      ECM-Systeme unterstützen beim Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Akten, Dokumenten und Dateien.

      Schriftverkehr und Postbearbeitung

      Ein wichtiges Hilfsmittel für die Kommunikation eines Unternehmens mit seiner betrieblichen „Umwelt“ ist auch in Zeiten moderner Kommunikationsmittel der Geschäftsbrief.

Geschäftsbrief

      Durch den Geschäftsbrief werden wesentliche Sachverhalte schriftlich erfasst, festgehalten und weitergegeben.

      Visitenkarte des Unternehmens

      Der Geschäftsbrief ist die Visitenkarte des Unternehmens. Durch den Geschäftsbrief wird das Bild und das Ansehen des Unternehmens bei Geschäftspartnern, Behörden und anderen Stellen geprägt.

      Der Geschäftsbrief einer GmbH, einer ins Handelsregister eingetragenen Personengesellschaft (z. B. OHG, KG) und von ins Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen muss folgende Punkte enthalten:

      > Name des Inhabers, des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden

      > Firma und Rechtsformzusatz

      > Sitz des Unternehmens (Anschrift)

      > zuständiges Handelsregister

      > Handelsregisternummer.

      Betroffen von dieser Regelung sind postalische Schreiben und E-Mails.

      Der Geschäftsbrief von Gewerbetreibenden, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, muss folgende Punkte enthalten:

      > Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

      > ladungsfähige Anschrift.

      Formale Gestaltung von Geschäftsbriefen

      Jeder Geschäftsbrief muss in der äußeren Form sauber und übersichtlich sein.

      Formale Gestaltungsmerkmale

      Für Form, Größe, Einteilung und Beschriftung des Briefblattes gibt es DIN-Normen. Der formale Inhalt eines Geschäftsbriefes erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende wichtige Punkte:

      > Briefrand

      > Briefkopf

      > Anschrift des Empfängers

      > Postanschrift des Absenders

      > Raum für Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers

      > Bezugszeichenzeile mit Leitwörtern (z. B. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Datum)

      > Betreffangabe (ohne Nennung des Wortes „Betreff“)

      > Straße, Hausnummer, ggf. Postfach, Postleitzahl, Ort

      > Behandlungsvermerke (z. B. „Eilt“)

      > Anrede

      > Brieftext

      > Briefabschluss (Grußformel, Unterschrift)

      > Anlagen- und Verteilvermerke

      > Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail und Internetadresse)

      > Bankverbindungen.

Sprache

      Bei der sprachlichen Gestaltung sollten folgende Grundsätze Berücksichtigung finden:

      > kurze und klare Formulierungen

      > Beginn eines neuen Absatzes bei jedem neuen Sachverhalt

      > Ausschluss von Rechtschreibfehlern.

      Inhaltliche Gestaltung von Geschäftsbriefen

      Der fachliche Inhalt des Geschäftsbriefes richtet sich nach der jeweiligen Aufgabenstellung.

      Für Unternehmen des Handwerks sind folgende Gebiete des Schriftverkehrs von besonderer Bedeutung:

      > Briefe bei der Betriebsgründung (z. B. Anmeldung bei Gewerbeamt, Handwerkskammer, Finanzamt)

      > Schriftverkehr bei der Auftragsbeschaffung und bei Verträgen (z. B. Werbebrief, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Mängelrüge)

      > Mahnbriefe (z. B. bei Lieferungs- oder Zahlungsverzug)

      > Briefe im Verkehr mit Banken (z. B. Kreditantrag, Zahlungsverkehr, Auskunftsansuchen)

      > Schriftverkehr mit dem Finanzamt (z. B. Stundungsantrag)

      > Briefe im Verkehr mit der Belegschaft (z. B. Bewerbungsschreiben, Kündigungsschreiben, Abmahnung).

      Beispiel:

      Bei der Erstellung eines Angebots (>> Beispiel folgende Seite) ist es für den Handwerksbetrieb wichtig, sich inhaltlich möglichst von seinen Mitbewerbern zu unterscheiden. Folgende Möglichkeiten sind bei der Erstellung eines Angebots inhaltlich im Allgemeinen zu berücksichtigen:

      Angebotserstellung

      > Leistungen detailliert beschreiben, Arbeitszeiten detailliert aufschlüsseln

      > Hinweis auf Termintreue, Garantie- und Serviceleistungen, eigenen Kundendienst und hohe Arbeitsqualität

      > Abstimmung mit anderen