Делопроизводство: конспект лекций. Ульяна Ринатовна Лукьянчук

– это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

      Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

      Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях – руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

      Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («Прошу перевести…», «Прошу предоставить отпуск…» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем.

      Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

      Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

      Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в гарантийных письмах – отметка о наличии приложений, печать.

      Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события следует излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

      В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

      Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

      В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

      Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

      Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель