Делопроизводство: конспект лекций. Ульяна Ринатовна Лукьянчук

руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

      Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

      Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для написания записки, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

      Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

      Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

      Служебная записка – это документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

      Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

      Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Подписывают служебную записку специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

      Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

      Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

      Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

      Объяснительную записку подписывает