Книга 13. Уменьшение потерь. Том 2. Лишние движения. Игорь Борисович Копырин

важно: Письменные договорённости снимают вопросы «Я думал, мы договаривались иначе».

      4. Отчётность для всех уровней

      Подчинённые: Должны докладывать, что сделано и какие препятствия есть.

      Начальник: должен сообщать подчинённым, как их работа вписывается в общую картину.

      Совет: внедрите принцип: «Понял задачу – подтверди».

      5. Исключение лишних посредников

      Чем короче цепочка передачи информации, тем меньше шансов, что она потеряется или исказится.

      Пример: если что-то важно, говорите напрямую, а не через три отдела.

      6. Ответственность за информирование

      Сделайте это частью работы: сотрудник обязан сообщить о проблеме, начальник – о планах.

      За несвоевременное информирование вводите ответственность.

      7. Визуализация данных

      Давайте ключевую информацию в виде графиков, диаграмм или таблиц, чтобы все сразу понимали текущий статус дел.

      Формула исправления ситуации:

      Начальник → Доносит планы, цели и изменения → Подчинённые

      Подчинённые → Отчитываются о выполнении задач → Начальник

      Если все знают, что происходит, время на лишние движения сокращается, а эффективность растёт.

      Неполное предоставление данных

      Чтобы устранить излишние движения, вызванные неполным предоставлением данных, нужно организовать процесс так, чтобы задачи и запросы передавались максимально чётко и информативно. Вот конкретные шаги:

      1. Внедрите стандарт предоставления информации

      Создайте чек-лист или шаблон для передачи данных. Например:

      Что нужно сделать?

      Зачем это нужно?

      Как это должно быть выполнено?

      В какие сроки?

      Контактное лицо для уточнений.

      Пример: вместо «Сделайте презентацию» пишите: «Сделайте презентацию для инвесторов, 10 слайдов, акцент на прогнозах, дедлайн – 12.01, вопросы ко мне».

      2. Обеспечьте предварительную проверку приказов

      Тот, кто выдаёт задачу, должен удостовериться, что она:

      Чётко сформулирована.

      Содержит все исходные данные (файлы, ссылки, контакты).

      Понятна исполнителю.

      3. Введите правило: «Уточнения до старта»

      Прежде чем начать выполнение задачи, исполнитель должен задать вопросы, если что-то неясно. Это позволяет избежать переделок и потери времени.

      4. Обеспечьте обратную связь

      Исполнитель обязан подтвердить получение задачи и понимание её сути. Например: «Принял задачу, уточню, если что-то потребуется».

      5. Обучайте сотрудников правильной передаче данных

      Проводите тренинги или разбор кейсов.

      Показывайте примеры хороших и плохих формулировок.

      6. Внедрите правила приоритетности

      Если задача требует быстрого решения, пусть в запросе сразу будет указано:

      Приоритет выполнения.

      Что