Книга 13. Уменьшение потерь. Том 2. Лишние движения. Игорь Борисович Копырин

избежать неисполнения приказов и упорядочить рабочий процесс.

      Изменения в приказах

      Чтобы минимизировать излишние движения, вызванные изменениями в приказах, нужно внедрить чёткую систему работы с приказами и избежать хаотичных поправок. Вот несколько шагов, которые помогут:

      1. Чёткая формулировка приказов

      Убедитесь, что приказ с самого начала максимально понятен и продуман.

      Предварительно согласовывайте ключевые детали с причастными лицами, чтобы избежать изменений в процессе исполнения.

      Пример: вместо расплывчатого «Сделайте красиво» пишите: «Сделайте презентацию в PowerPoint: 10 слайдов, шрифт Arial, цветовая палитра – фирменная».

      2. Введение этапа проверки перед выпуском

      Прежде чем приказ попадёт в работу, пусть его просмотрят и утвердят ответственные лица.

      Любые недочёты устраняйте на этапе согласования, а не после запуска работы.

      3. Протокол внесения изменений

      Если изменения неизбежны, используйте чёткий протокол.

      Каждое изменение должно быть обосновано:

      Почему оно необходимо?

      Что именно нужно изменить?

      Какие ресурсы потребуются для доработки?

      Утверждайте изменения у руководителя перед передачей команды.

      Пример: «Изменяем дизайн, потому что клиент передумал. Дополнительные затраты: 3 часа работы дизайнера».

      4. Оценка последствий изменений

      Анализируйте, какие части работы уже выполнены, и сколько усилий потребуется, чтобы учесть поправки.

      Если изменения слишком затратны, обсуждайте, можно ли их отложить или сократить.

      5. Свод правил для работы с приказами

      Внедрите жёсткое правило: «Приказ – не трогать, если он уже в работе».

      Поправки допускаются только в исключительных случаях, если они критически важны.

      6. Коммуникация с командой

      Убедитесь, что изменения передаются всем, кто их касается, без исключений.

      Обновлённый приказ должен быть легко доступен: например, в общей папке или чате.

      7. Ведите учёт изменений

      Документируйте, какие приказы изменялись, кто инициировал поправки и какие результаты это принесло.

      Анализируйте, чтобы в будущем избежать повторения подобных ситуаций.

      8. Ответственность за изменения

      Установите, что вносить изменения в приказы может только определённый круг лиц (руководители или утверждённые ответственные).

      Это снизит риск, что кто-то «на своём месте» решит всё переделать.

      Мантра для устранения изменений:

      «Перед тем как менять, подумай трижды: не создашь ли ты бардак?»

      Отсутствие докладов

      Чтобы устранить излишние движения, вызванные отсутствием докладов, нужно внедрить чёткую систему отчётности и коммуникации. Вот пошаговый план:

      1. Регламентируйте формат и сроки докладов

      Определите, что именно должно