Книга 13. Уменьшение потерь. Том 2. Лишние движения. Игорь Борисович Копырин

на начальном этапе: установите механизм быстрой проверки ключевых данных докладов, особенно если они касаются важных решений.

      Идентификация источников ошибок: выясните, кто или что является причиной недостоверных данных (непроверенные факты, путаница в цифрах, спешка).

      3. Реакция – устраняйте последствия быстро

      Обратная связь: немедленно сообщайте автору доклада о допущенной ошибке и запрашивайте исправленные данные.

      Корректировка процессов: если ложные доклады возникают регулярно, возможно, в процессах отсутствуют четкие шаги для проверки информации. Внесите изменения.

      4. Ответственность – учите людей отвечать за свои слова

      Персональная подпись: Требуйте, чтобы каждый сотрудник, готовящий доклад, подтверждал точность данных своей подписью. Это повышает ответственность за качество информации.

      Прозрачность: Ведите реестр ложных докладов и фиксируйте, кто их подал. Это поможет выявить повторяющиеся ошибки.

      5. Автоматизация – уберите человеческий фактор там, где это возможно

      Системы проверки: Используйте программы для автоматической проверки данных, например, бухгалтерских расчетов, отчетности или инвентаризации.

      CRM-системы: внедрите централизованные базы данных, чтобы минимизировать риск ошибок из-за устаревшей информации.

      6. Наказание и стимулирование

      Конструктивные меры: для случаев, когда ложные доклады подаются из-за халатности, вводите дисциплинарные меры (предупреждение, дополнительное обучение).

      Позитивное подкрепление: Поощряйте сотрудников за точные и своевременные доклады.

      Ключевая мысль:

      Каждый доклад должен проходить этап проверки на точность до того, как станет частью общей работы. Ложные доклады не просто замедляют процесс – они уничтожают доверие к системе. Важно делать так, чтобы сотрудники понимали: точность – это не опция, а обязательное условие.

      Неисполнение приказов

      Чтобы устранить излишние движения, вызванные неисполнением приказов, нужно подойти системно. Вот несколько шагов:

      1. Четкость и однозначность приказов

      Убедитесь, что приказ не оставляет места для двусмысленности.

      Используйте конкретные формулировки: кто, что, когда и как.

      Пример: вместо "Посмотри, что можно сделать с отчетом", говорите: "До пятницы, 10:00, подготовь отчет с данными по продажам за декабрь. Шаблон в общей папке".

      2. Контроль исполнения

      Установите четкие сроки и промежуточные точки контроля.

      Используйте чек-листы или системы управления задачами (например, Trello, Asana).

      Запрашивайте подтверждение от подчинённого, что приказ понят и взят в работу (формула: "Понял. Выполню до…").

      3. Последствия за неисполнение

      Объясните последствия для компании (и для самого сотрудника) в случае нарушения приказов.

      Внедрите систему ответственности:

      Первый