Управление персоналом. Анна Дейнека

всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.·ч;

      К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К ≈ 1,15);

      Ф_п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (в среднем принимается равным 1910 ч, но ежегодно уточняется). Расчет количественной потребности в специалистах по управлению персоналом проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т. е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации.

      3.2. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

      Цель делопроизводственного обеспечения – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

      Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

      • своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

      • доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

      • печать документов по кадровым вопросам;

      • регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

      • формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

      • копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

      • контроль за исполнением документов;

      • передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

      В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором – децентрализованным.

      На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ – во всех подразделениях, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается на секретаря руководителя кадровой службы или назначается ответственное лицо из числа ее работников.

      Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

      В системе управления персоналом внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

      • плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплата труда и т. д.);

      • первичная учетная (по учету труда и заработной платы);

      • отчетно-статистическая (по численности, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т. д.);

      • по