Projektmanagement konkret (E-Book, Neuauflage). Hans Peter Gächter

5.5Fragen zur Einführungsphase – eine Checkliste

       6Phase VI – ABSCHLUSS

       6.1Nachhaltigkeit

       6.2Der finanzielle Abschluss

       6.3Projektdokumentation

       6.4Schlussbericht

       6.5Projektbewertung

       6.6Lessons learned

       6.7Abschlussmeeting, formaler Abschluss, Feiern

       6.8Fragen zur Abschlussphase – eine Checkliste 125

       7SOZIALES

       7.1Führung

       7.2Der Führungskreislauf

       7.3Aufträge erteilen

       7.4Führungsstil, Motivation

       7.5Konflikte in Projekten

       7.6Meetings leiten

       Weitere Formen der Projektarbeit

       Literaturverzeichnis

Einleitung – Die Bedeutung von Projektmanagement

      Die Bedeutung von Projektarbeit nimmt zu, so die einhellige Meinung vieler Expertinnen und Experten. Bestimmt können Sie auch in Ihrem eigenen Umfeld beobachten, dass immer mehr Projekte gestartet werden. Mitarbeitende unterschiedlichster Unternehmen und Organisationen sind neben ihrer täglichen Arbeit zusätzlich in Projekten beschäftigt. Projekte sind immer auch Investitionen – in Form von Zeit, Wissen und Geld. Entsprechend wichtig ist es, dass die Projektarbeit kompetent geleistet und perfekt in die Unternehmens- oder Organisationslandschaft eingebettet wird. Der Gesamterfolg von Unternehmen und Organisationen hängt heute wesentlich davon ab. Dies gilt auch für Non-Profit-Organisationen und die öffentliche Verwaltung, wo ebenfalls zunehmend projektbezogen gearbeitet wird.

      Erfolgreiches Projektmanagement erfordert gekonntes «Handwerk» und von Ihnen – ob Sie das Projekt selber leiten oder auch nur mitarbeiten – spezifische menschliche, soziale Fähigkeiten. Während sich im «technischen» Bereich der Projektarbeit Kenntnisse aneignen lassen, geht es im sozialen Bereich eher um eine Weiterentwicklung des Know-how durch Erfahrung. Dieses Buch können Sie hinzuziehen, wenn Sie mit Ihrer Projektarbeit nicht mehr weiterkommen oder diese optimieren wollen. Sie machen wichtige Erfahrungen, schließen das Projekt erfolgreich ab und sind bereit für ein neues, komplexeres Projekt.

      Es gibt keine ultimativen Rezepte im Bereich der Projektarbeit, auch wenn manche das versprechen. Projekte weisen eine außerordentliche Vielfalt auf. Manche mögen sich ähneln, aber jedes unterscheidet sich in Grundstruktur, Inhalt und Umfeld vom anderen. Und jedes stellt andere Anforderungen an Sie. Wenn wir diese ganze Vielfalt mit einer einzigen Theorie, einer einzigen Methode bewältigen wollten, würde schnell deutlich, dass es zwangsläufig einen gewissen Graben zwischen Theorie und Praxis geben muss. Dieses Buch hält daher nicht für jede Situation eine fertige Antwort bereit. Es beschreibt vielmehr mögliche Projektabläufe und enthält zahlreiche Hinweise, wie diese erfolgreich bewältigt werden können.

      Benutzen Sie das Buch als Nachschlagewerk. Es ist in sieben Hauptabschnitte gegliedert. Die ersten sechs Kapitel entsprechen den sechs Phasen der Projektarbeit: Start, Hauptstudie, Detailplanung, Ausführung, Einführung und Abschluss. Ein siebter Teil ist den sozialen Aspekten der Projektarbeit gewidmet. Alle Kapitel enthalten Tipps zu Methoden und Vorgehensweisen sowie zahlreiche Anregungen für Ihre Projektarbeit. Das Buch leistet Ihnen also gute Dienste, wenn Sie nach Hilfsmitteln suchen oder Ihre Kompetenzen im Managen von Projekten erweitern wollen.

Übersicht über die Projektphasen

1 Phase I – START

      Die Startphase eines Projekts kann sehr unterschiedlich verlaufen. Hauptaufgabe in dieser Phase muss allerdings die Definition des Vorhabens und die Klärung der Zuständigkeiten sein. Wer ist Auftraggeber, und wer übernimmt die Projektleitung? Ziel ist die Formulierung eines klaren Projektauftrages. Erst damit kann das Projekt starten. Bis dahin sind einige Fragen zu klären, zum Beispiel:

      –Was genau ist die Projektidee?

      –Woher kommt die Idee, was war der Ursprung des Gedankens?

      –Was könnte das Ziel des Vorhabens sein? Was soll erreicht werden? Was soll nach Abschluss des Projektes konkret vorliegen?

      –Gibt es irgendwelche Einschränkungen?

      –Ist das Vorhaben überhaupt projektwürdig?

      –Haben wir ein Projekthandbuch (vgl. Kap. 1.2.)? Welche Auflagen ergeben sich daraus für das Projekt?

      –Trägt das Projekt etwas zu den strategischen Zielen der Organisation bei?

      –Wer soll das angehen? Wer ist dafür geeignet? Wer in der Funktion der Projektleitung, wer als Projektmitarbeitende?

      –Wer ist Auftraggeber oder kommt dafür infrage?

      –In welcher Organisationsform werden bei uns Projekte geführt? Was bedeutet das für mein Projekt?

      –Wer sind die Stakeholder (vgl. Kap. 1.6.), und müssen sie bereits einbezogen werden?

      –Können Sie eine Aussage zur finanziellen Situation des Vorhabens treffen?

      –Gibt es eine Vorstellung bezüglich des Aufwands?

      –Worin liegt der Nutzen dieses Projekts?

      –Wird in meiner Organisation ein Projektportfolio geführt? Muss dieses Projekt dort integriert werden? Welche Abklärungen und Informationen sind dafür notwendig?

      Wer selbst über die nötigen Entscheidungskompetenzen verfügt, erstellt einen Projektauftrag. Fehlen diese Kompetenzen, dann wird ein Projektantrag eingereicht, der nach der Genehmigung durch die zuständigen Stellen zum Projektauftrag wird.

      Bis dieser allerdings erteilt ist, ist auch die (vermeintlich) simple Frage zu klären, ob es sich bei dem Vorhaben überhaupt um ein Projekt handelt.

1.1 Der Begriff «Projekt»