Administración y gestión de las comunicaciones de la dirección. ADGG0108. María José Sorlózano González

grupo desmotivado y dependiente, es preciso un supervisor más autoritario.

      El directivo podrá adaptar su estilo de mando según la siguiente matriz:

		Autonomía
		Baja	Alta
Motivación	Baja	AutocráticoBurocráticoPaternalista	Participativo
	Alta	Participativo	Laissez faire

      Aplicación práctica

      Dulces S. L. es una empresa tradicional dedicada a la elaboración de repostería destinada a hostelería. Hace dos meses, los socios vendieron la empresa y los nuevos propietarios decidieron seguir con los mismos trabajadores. Para empezar con sus labores directivas, hicieron un estudio previo de la situación de la empresa. Encontraron que la organización estaba muy burocratizada y que el personal era bastante autónomo en la ejecución de sus tareas pero tenía muy baja motivación. Según los datos, ¿qué tipo de modelo de mando debería establecerse? ¿Qué cualidades debe tener el directivo? ¿Cómo son las comunicaciones con él?

      SOLUCIÓN

      El personal tiene autonomía en las tareas, las tiene bien asumidas ya que ha tenido una estructura muy burocratizada y su motivación es baja. El tipo de liderazgo adecuado sería el democrático.

      El nuevo directivo debe estudiar los problemas de motivación de sus empleados y buscar soluciones. Es empático y permite la participación de los subordinados en las decisiones.

      Las comunicaciones son distendidas, participativas y enriquecedoras.

      4.6.Dirección por objetivos

      Desde las últimas décadas del siglo XX se ha venido implantando la dirección por objetivos como modelo de gestión de compañías. Dicho modelo implica no ordenar a los directivos de niveles más bajos las tareas que deben desempeñar, sino cuál es el resultado de su trabajo o lo que se espera de ellos dentro de la organización. Al igual que otros procesos directivos, en este también aparece una etapa de planificación donde la alta dirección establece los objetivos generales de la empresa y los planes para ejecutarlos. El resto de la cadena de mando lleva a cabo las actividades oportunas para llegar a estos objetivos y a cambio perciben una recompensación económica.

      Como ventajas de esta forma de dirección destaca el aumento en la motivación y la productividad, los directivos ven cómo son recompensados por su esfuerzo. Sin embargo, la masiva aplicación del método ha provocado que los objetivos sean solo cuantitativos. Se ha terminado exigiendo mayor productividad dejando atrás estándares como la calidad o la atención al cliente. Desde el punto de vista del directivo medio, su tarea se ha visto reducida a un número de productos o servicios vendidos sin tener en cuenta otras actividades que son vitales para el desempeño de sus funciones.

      4.7.Adaptación de la asistencia al sistema de mando

      Los miembros del secretariado o asistencia a puestos de gerencia no pueden ser entendidos como el resto de subordinados, ya que no cumplen exactamente con las funciones productivas propias de la compañía. Su papel está fuera de la jerarquía formal organizacional, desempeñando un rol de apoyo importante para la dirección. Gracias a la asistencia, los altos cargos quedan liberados de trámites puramente administrativos y pueden dedicarse plenamente a desarrollar los objetivos y las estrategias de la empresa.

      A pesar de lo anterior, la asistencia está sometida al poder y el control por parte de los gerentes como el resto de la compañía. El estilo de liderazgo puede influir en las funciones del asistente aunque este tenga plena capacidad de trabajo autónomo. Será el directivo quien exija a su empleado tareas de mayor o menor complejidad o de más responsabilidad según su criterio.

      4.8.Deontología del secretariado. Principios éticos empresariales. Código deontológico

      En un sentido amplio, la ética se define como el conjunto de creencias e ideales que debe poseer el individuo para discernir entre lo que está bien y lo que está mal. Estos principios deben inculcarse en el individuo para que pueda desarrollarse plenamente en sociedad.

      Las empresas son entes con una finalidad económica, pero están compuestas por personas y su misión es cubrir necesidades sociales, de ahí que la ética genérica pase a formar parte del ámbito empresarial. La empresa ya no solo va a buscar un fin monetario, sino que además debe hacerlo dentro de un marco ético adecuado.

      La ética empresarial se estructura en dos principios o ámbitos: el legal y el social. En el primero debe cumplir toda la normativa que le afecte, el segundo está relacionado con la responsabilidad social corporativa. La empresa no se limita solo a cumplir una serie de leyes, sino que va más allá llevando a cabo actuaciones para el bien de las personas y del medio ambiente.

      El código deontológico es el conjunto de normas y valores que deben asumir todos los miembros de un colectivo profesional. Estas normas están basadas en las éticas sociales pero adaptadas a las particularidades de cada profesión. Algunos de los códigos deontológicos más conocidos son los de médicos, periodistas, abogados o psicólogos, aunque existen en casi todas las profesiones.

      El secretariado también posee su propio código deontológico. Este incluye normas comunes a otras profesiones como el secreto profesional y la integridad en el puesto de trabajo. Otras son más específicas, como la adecuada gestión de información confidencial y la actualización de conocimientos.

5.Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección

      El asistente, en su actividad de apoyo a la gerencia, interactúa con su superior, con otros niveles de la organización dependientes de este y con otros directivos. Estas relaciones se detallan en los siguientes apartados.

      5.1.Relaciones ascendentes: el asistente y el directivo

      Son las establecidas entre el asistente y su gerente. Son de cuatro tipos:

      

Confianza debido a la proximidad del directivo y su secretario: el asistente maneja información concerniente a la empresa y de tipo personal y actúa de filtro entre el directivo y el exterior.

      

Conocimiento: el asistente llega a conocer muy bien a su directivo adelantándose, en muchas ocasiones, a sus peticiones.

      

Cierta delegación de autoridad por parte del directivo en algunas funciones.

      

Representación por parte del asistente ante ciertas personas u organismos. En numerosas situaciones, el asistente es el primer acercamiento al directivo.

      5.2.Relaciones descendentes: el asistente y el equipo humano administrativo a su cargo

      Son las producidas entre el secretariado y el resto del equipo a cargo del director. Son las siguientes:

      

Representación del directivo frente al resto de trabajadores.

      

Filtro de comunicaciones del equipo al directivo: las comunicaciones pueden ser presenciales, telefónicas o vía e-mail.