Handbuch Qualitätsmanagement im Krankenhaus. Heidemarie Haeske-Seeberg

von Kontroversen, Aussagen und Ergebnissen. Sie bietet eine einfache Dokumentation einzelner Arbeitsschritte und erleichtert damit die Nachvollziehbarkeit von Projektschritten. Fertige Poster in Kartentechnik haben einen großen Erinnerungseffekt bei den Gruppenteilnehmern und bilden eine gute Basis für die Protokollierung. Sie könne auch eine authentische Basis für die Weitergabe der Projektergebnisse, der diskutierten und verworfenen Lösungsmöglichkeiten und die Begründungen für den ausgewählten Lösungsvorschlag z. B. bei der Ergebnispräsentation bilden.

      Ergebnisse, die mit Hilfe der Kartentechnik erzielt wurden, ziehen eine hohe Identifikation der Gruppenteilnehmer mit dem Ergebnis nach sich.

      Die Anwendung der Kartentechnik ermöglicht ferner die anonyme Benennung von Schwachstellen. Gerade in der Einführungsphase von Gruppenarbeit bzw. in der Anfangsphase der Arbeit einer neu zusammengesetzten Gruppe bietet dies für einzelne Gruppenteilnehmer einen willkommenen, wichtigen Schutz, in dem sie Schwachstellen und Verbesserungspotenzial aufzeigen können.

      Die Kartentechnik ermöglicht auch in konfliktträchtigen Situationen eine sachliche Benennung von Problemen, Argumenten und Ursachen. Wichtig ist es hier, die richtigen Fragen zu stellen, um sachliche Antworten zu erhalten. Sie unterstützt den Moderator bei der Konzentration einer Gruppe auf einen einheitlichen Diskussionsgegenstand und dämmt Ideenflucht und das Abschweifen vom eigentlichen Thema ein.

      Eine Chance gerade für zurückhaltende Teilnehmer ist die automatische Beteiligung aller bei der Ideen- bzw. Gedankensammlung mit der Kartentechnik und eine gleichberechtigte Bewertung der Ergebnisse, die nicht die lebhaften oder dominanten Gruppenteilnehmer bevorzugt.

      Es entsteht ein in allen Schritten nachvollziehbarer und damit akzeptanzfähiger Konsensprozess in der Gruppe.

      Wie jede Technik, hat auch die Kartentechnik Grenzen. Sie ist nur in Ausnahmefällen geeignet für sehr große Gruppen. Sie ist nur mit entsprechenden Arbeitsmaterialien durchzuführen, wobei bei den meisten benötigten Materialien Improvisationsmöglichkeiten bestehen. Immer wieder versuchen nicht ausgebildete Moderatoren, diese Methode anzuwenden. Das kann dazu führen, dass sie nicht zum gewünschten Erfolg führt und dann von einer Gruppe auch bei späteren Versuchen durch geschulte Moderatoren als ungeeignet abgelehnt wird. Sie ist – soll sie erfolgreich angewendet werden – an einen ausgebildeten Moderator gebunden.

      Immer wieder gibt es Situationen, in denen Problemanalyse und -bearbeitung in Gruppen aus verschiedenen Gründen nicht ernsthaft betrieben werden, sondern gewissermaßen als »Alibi« für die Legitimation eines bereits gefassten Entschlusses der Leitung fungieren soll. Auch das gleichberechtigte Miteinander aller Gruppenmitglieder ist nicht wirklich immer gewünscht. Für diese Art der »Pseudo-Problemlösung« ist diese Technik nicht geeignet, denn sie bringt Gruppenmeinungen sehr sicher und deutlich zum Ausdruck und beteiligt alle Gruppenmitglieder an der Meinungsbildung und Argumente- und Ideensuche.

      Für Gesprächskontexte, in denen ein intensives Hin und Her von Argumenten erwünscht ist, ist die Kartentechnik ebenfalls ungeeignet. Sie dient eher dem Sammeln, Aufzeigen und Verdichten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kartentechnik anzuwenden:

      • Kartenabfrage

      • Zurufabfrage

      • Vorstrukturierte Zurufabfrage

      Allen Techniken ist Folgendes gemeinsam:

      • Pro Karte wird jeweils nur ein Gedanke notiert.

      • Stets sollte nicht nur ein Wort, sondern eine Wortgruppe aus 3–7 Worten gewählt werden.

      • Der Gedanke muss groß und auch aus bis zu 5 Metern Entfernung lesbar geschrieben werden (max. 3 Zeilen pro Karte).

      • Es sollten nur Druckbuchstaben verwendet werden.

      Auf diese Regeln für das Schreiben von Karten werden Gruppenteilnehmer, die diese Methode nicht kennen, hingewiesen.

      Ablauf einer schriftlichen Kartenabfrage

      Die Kartenmoderation mit Hilfe der schriftlichen Kartenabfrage läuft in verschiedenen, immer einzuhaltenden Arbeitsschritten ab. Arbeitsschritte einer schriftlichen Kartenabfrage:

      1. Karten schreiben, einsammeln und sichtbar anbringen

      2. Inhalt der Karten verdeutlichen

      3. Auftretende Unstimmigkeiten (»Blitze«) ausdiskutieren

      4. Clustern

      5. Priorisieren

      1. Karten schreiben, einsammeln und sichtbar anbringen:

      Der Moderator bringt die zu bearbeitende Fragestellung deutlich sichtbar an der Pinnwand an und erläutert sie zusätzlich. Er kann ein fiktives Beispiel für eine erwartete Antwort geben, muss aber darauf achten, dass das die Äußerungen der Teilnehmer nicht in eine bestimmte Richtung lenkt.

      Nun werden alle Teilnehmer gebeten, ihre Gedanken zur Fragestellung nach den o. g. Regeln auf rechteckige Karten zu schreiben. Der Moderator lässt allen Gruppenteilnehmern genügend Zeit für das Notieren auf den Karten und bittet alle Teilnehmer, sich gegenseitig nicht durch Unterhaltung zu stören. In dieser Phase arbeiten alle gleichzeitig und sehr konzentriert.

      Am Ende sammelt der Moderator alle Karten ein. In Situationen, in denen die Anonymität der Benennung von Gedanken wichtig ist, werden die Teilnehmer gebeten, ihre Karten verdeckt abzugeben und der Moderator mischt die eingesammelten Karten. In einer solchen Situation ist es auch wichtig, darauf zu achten, dass alle Karten und Stifte von gleicher Farbe sind.

      2. Inhalt der Karten verdeutlichen:

      Nun werden alle abgegebenen Karten vorgelesen und sichtbar an der Pinnwand angebracht. Dabei wird kontrolliert, ob alle Texte verständlich und lesbar sind. Hat ein Gruppenteilnehmer einen Einwand gegen den Inhalt einer Karte, wird auf der Karte ein roter Blitz angebracht und das Gegenargument auf einer ovalen Karte notiert und ebenfalls sichtbar angebracht ( Abb. 35).

      Gerade dieser Arbeitsschritt erfordert sehr viel Sorgfalt. Er ist bei unerfahrenen Moderatoren aber auch der Zeitpunkt, an dem die Gruppenteilnehmer oft nicht genügend in den Prozess einbezogen werden und die Aufmerksamkeit nachlässt. Der Moderator darf nicht allein oder nur mit einigen wenigen Gruppenteilnehmern arbeiten, sondern sollte darauf achten, dass alle Gruppenteilnehmer aktiv bleiben.

Abb. 35: Visualisierung von Argumenten und Gegenargumenten

      3. Auftretende Unstimmigkeiten (»Blitze«) ausdiskutieren:

      Sind alle Karten aufgehängt, werden die Blitze in der Gruppe ausdiskutiert. Es geht in diesem Arbeitsschritt nur darum, auszudiskutieren, ob das Argument auf der Karte eine Beantwortung der gestellten Frage darstellt oder nicht. Weitergehende Diskussionen sollten vom Moderator nicht zugelassen werden.

      Nur, wenn die Gruppe sich für ein Argument entscheidet, bleibt diese Karte auf der Pinnwand, sonst wird sie entfernt. Nur konsensfähige Karten werden weiterbearbeitet.

      4. Clustern:

      Nun erfolgt das Gruppieren der Karten nach Themenbereichen. Inhaltlich zusammenhängende Karten werden in Clustern zusammengehängt. Dieser Vorgang erfordert bei vielen Karten oder schwer zu strukturierenden Aussagen oft 2–3 Durchgänge durch alle Karten.

      Unerfahrene Moderatoren haben oft Probleme bei der Strukturierung der Cluster. In jedem Cluster sollten nur sinnverwandte Karten hängen. Ein neues Cluster sollte begonnen werden, wenn ein wesentlicher, neuer Gedanke auf einer Karte enthalten ist. Weder die Zusammenführung zu vieler Karten in wenige Cluster noch die Zergliederung in zu viele Cluster ist hilfreich. Die Gliederungsstruktur sollte ggf. mit den Gruppenteilnehmern beraten werden. Letztlich entscheidet jedoch der Moderator die Struktur, die dann nicht mehr von den Gruppenteilnehmern diskutiert