Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении. Л. А. Доронина

должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

      Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.

      Зарегистрированные печати имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополнительной защитой печати от подделки. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Документом установлено, что использование (наличие) печати является правом, а не обязанностью хозяйственных обществ. При этом в определенных случаях может быть закреплена обязанность компании использовать печать. Для защиты прав и законных интересов контрагентов хозяйственных обществ предусмотрено, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе хозяйственного общества.

      Внимание! В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

      В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

      Внимание! Недопустимо ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица

      В организации может быть разработан Перечень документов, на которых обязательно проставляется гербовая печать (приложение 14).

      Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. Печать структурного подразделения – это дополнительная печать.

      Запомните! Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

      Печати подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.

      Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.

      Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

      Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.

      Отметка о заверении копии документа

      Определение: копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[22].

      В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа.

      Определение:

22

ГОСТ Р 7.0.8—2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».