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Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen › 4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation
4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation
Inhaltsverzeichnis
A. Einbettung von Tax Compliance in die Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen – Einführung
B. Überblick über verschiedene Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen
C. Compliance-Organisation
D. Instrumente des Compliance Managements und ihre Anwendbarkeit für das Tax Compliance Management
Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen › 4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation › A. Einbettung von Tax Compliance in die Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen – Einführung
A. Einbettung von Tax Compliance in die Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen – Einführung
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Unternehmen sind unterschiedlichen internen und externen Herausforderungen (Chancen und Risiken) sowie externen Einflüssen, Anforderungen und Rahmenbedingungen, wie z.B. gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien, ausgesetzt. Um diesen Anforderungen strukturiert zu begegnen, können sich Unternehmen verschiedener Arten von Management- und Kontrollsystemen bedienen. Hierunter fallen rechnungslegungsbezogene Systeme (wie z.B. das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem), produktionsbezogene Systeme (wie z.B. das Qualitätsmanagement- oder Umweltmanagementsystem) sowie organisationsübergreifende Systeme (wie z.B. das Risikomanagementsystem).
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Zu den externen Anforderungen gehört auch die Pflicht zur Einhaltung der steuerlichen Vorschriften. Dieser externen Verpflichtung steht oftmals die interne Zielvorgabe der Optimierung der Steuerquote gegenüber. Um die interne Zielvorgabe in Einklang mit der externen Verpflichtung zu bringen, kann die Verwendung eines Tax Compliance Management Systems (Tax CMS) sinnvoll sein.
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Nachfolgend werden unter Rn. 4 ff. zunächst verschiedene Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen vorgestellt, ihre wechselseitige Interaktion erläutert und die dogmatische Einordnung des Tax Compliance Management Systems innerhalb dieser Systeme aufgezeigt. Daran anschließend wird ab Rn. 125 ff. in einem kurzen Überblick der mögliche Aufbau und die Struktur einer Compliance-Organisation dargestellt, um auf dieser Basis die organisatorische Eingliederung der Tax Compliance-Funktion in die Compliance-Organisation aufzuzeigen. Unter Rn. 146 ff. werden abschließend einige bedeutende Instrumente des Compliance-Managements vorgestellt und ihre Verwendung für bzw. ihre Einbeziehung in das Tax Compliance Management erläutert.
Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen › 4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation › B. Überblick über verschiedene Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen
I. Vorbemerkung
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Im nun folgenden Abschnitt werden für die wesentlichen Management- und Kontrollsysteme von Unternehmen zunächst allgemein gültige Definitionen dargestellt, um darauf aufbauend die jeweilige Soll-Konzeption anhand bestehender Best-Practice-Standards aufzuzeigen. Dabei erfolgt die Darstellung von den generellen hin zu den spezifischen Management- bzw. Kontrollsystemen. Auf Basis dieser Erläuterungen erfolgt sodann die Einordnung des Tax CMS innerhalb der Management- und Kontrollsysteme.
1. Vorbemerkung und Begriffsbestimmung
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Unter einem internen Kontrollsystem (IKS) wird grundsätzlich ein Überwachungs- und Kontrollsystem verstanden, welches Bestandteil einer jeden Unternehmensorganisation sein sollte.[1] Der weltweit anerkannte Best-Practice-Standard für interne Kontrollsysteme COSO I[2] definiert das interne Kontrollsystem als durch die Unternehmensführung, das Management und die Mitarbeiter ausgeführte Prozesse, die eine hinreichende Sicherheit im Hinblick auf das Erreichen der Unternehmensziele Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der operativen Geschäftstätigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der finanziellen und nicht-finanziellen Unternehmensberichterstattung sowie Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften gewährleisten sollen.[3] Die weiteren in der nationalen Literatur existierenden Beschreibungen und Definitionen des IKS lehnen sich weitgehend an COSO I an und geben folglich ein einheitliches Bild wieder. Beispielsweise definiert das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW)[4] in seinem Prüfungsstandard 261 n.F.[5] das interne Kontrollsystem als die vom Management im Unternehmen eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen (Regelungen), die auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen des Managements zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit, zur Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung sowie zur Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften gerichtet sind.[6]
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Einer anderen Definition folgend wird das IKS als ein Teilsystem des Systems zur Überwachung einer Unternehmung gesehen, welches sämtliche Mechanismen für die Kontrolle enthält. Als Aufgaben des IKS werden demnach die Sicherung und der Schutz des vorhandenen Vermögens vor Verlusten, die Erstellung genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen, die Verbesserung des betrieblichen Wirkungsgrades durch Auswertung von Aufzeichnungen und die Unterstützung der innerbetrieblichen Durchsetzung der Geschäftspolitik definiert. Grundprinzipien des IKS stellen die Funktionstrennung, die Existenz angemessener organisatorischer Regelungen sowie automatische Kontrollen dar.[7]
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Die dargelegten Definitionen zeigen, dass das IKS als ein Kontroll- und Überwachungssystem für sämtliche Funktionen und Bereiche des Unternehmens verstanden wird. Nachfolgend sollen der Aufbau und die Aufgaben eines internen Kontrollsystems anhand der Sollkonzepte COSO I und IDW PS 261 n.F. dargestellt werden.
a) Hintergrund
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Bei dem im September 1992 vom COSO[8] veröffentlichten Modell „Internal Control – Integrated Framework“ (COSO I) handelt es sich um das erste international anerkannte Rahmenwerk für interne Kontrollsysteme, das heute noch – in der aktualisierten Version aus Mai 2013 –