Gestión de Protocolo. HOTA0208. Raúl Villanueva López

la naturaleza de su función:Protocolo estructural. Es el encargado de estudiar y definir qué elementos estructurales van a ser necesarios para cada tipo de acto (mobiliario, proyectores, salas, manteles, mesas, etc.). Es el encargado de preparar una relación de todo lo necesario, antes incluso de organizar el protocolo en sí mismo.Protocolo de gestión. Es el protocolo de preparación del evento. Es el que define qué se va a celebrar, de qué manera y todo lo necesario para su correcta preparación. Son los apoyos logísticos que son necesarios para el desarrollo del acto (mobiliario, proyectores, fotocopias de las ponencias, envío de invitaciones, confirmaciones de reservas, organización de las cenas, etc.).Protocolo de atención y asesoramiento personal. Es el protocolo de asesoría personal del acto, donde tienen que ver las costumbres de cada país, comportamientos, saludos, tratamientos, etc. Es el desarrollo de actividades y gestiones para brindar una atención completa a los asistentes programando visitas de interés, comidas, contratando personal de seguridad, transportes, etc.

      3 Según el colectivo al que va dirigido:Militar.Diplomático.Religioso.Social, etc.

       Definición

       Cabildo

      Entidad administrativa de las islas Canarias. Es la corporación que representa a los pueblos de cada isla.

       La infanta Leonor preside junto a sus padres el desfile de las fuerzas armadas en 2018. (© Fotografía: Guillermo Pis Gonzalez / Shutterstock.com)

       Aplicación práctica

       Le comunican que hay que preparar un evento, ¿qué pasos seguiría, teniendo en cuenta las distintas clases de protocolo?

       SOLUCIÓN

      Lo primero sería definir si es un protocolo oficial, entonces se debería consultar el Real Decreto 2099/83 y si no es oficial, guiarse por las normas y costumbres o el protocolo social.

      Luego se debe determinar a qué colectivo va dirigido (militar, eclesiástico…).

      Finalmente, según el tipo de evento que se vaya a organizar, se estudia el protocolo estructural (ver qué hace falta para la organización del evento), el protocolo de gestión (la organización en sí del evento, distribuir las mesas, elegir el salón, preparar las invitaciones, etc.) para finalmente cuidar el protocolo de atención y asesoramiento personal.

4. Utilidad del protocolo

      El protocolo es cada vez más útil en la vida cotidiana, tanto en la vida social o personal, como en la vida empresarial.

      El protocolo social, proviene de los usos y costumbres, normas y cultura de cada país y ayuda a las personas a relacionarse entre sí, mientras que el protocolo oficial, está más encaminado a la preparación de actos oficiales y al tratamiento de las autoridades.

      El ser humano está en continuo proceso de socialización, buscando siempre proyectar una imagen positiva de sí mismo, por lo que tenderá a mantener siempre un respeto a los demás y a sí mismo.

      En la época en la que se vive, donde las relaciones sociales están cada vez más deshumanizadas, debido al uso de internet, teléfonos y faxes, entre otros, hace que sea cada vez más importante poner especial cuidado en los cada vez menos asiduos, contactos personales y usos y costumbres de cada país.

      En la actualidad, se avanza hacia una sociedad de servicios, donde las relaciones humanas y la comunicación son de vital importancia y ahí es donde entra el protocolo.

      En el ámbito empresarial, la utilidad del protocolo se centra principalmente en dar una buena imagen de la empresa. El protocolo ayuda a transmitir una mejor imagen, a comunicar lo que se quiere expresar y a preparar cualquier tipo de acto.

      Cada vez más, las empresas intentan ofrecer un servicio de calidad que las haga diferenciarse de sus competidores. Ya no se busca un servicio que cueste poco dinero, sino un servicio atento y eficaz, que traten bien al cliente. Por lo que cada vez más empresas, se preocupan por formar a sus empleados en protocolo, normas de cortesía y comunicación.

5. Usos sociales

      El protocolo social se refiere a los actos de sociedad y familiares que no se consideran actos públicos. Son unas habilidades sociales que se transmiten de generación a generación y se refieren a personas o grupos que establecen unas pautas de convivencia y comunicación.

      Los usos sociales del protocolo tienen como punto de referencia la historia, la política, la cultura, la tradición.

      Diariamente, todos los individuos, hacen uso del protocolo social, aun no sabiendo que lo están utilizando. El protocolo social son las normas de cortesía, usos y costumbres que diariamente se emplean en las relaciones personales. Tiene que ser algo espontáneo ya que la finalidad es que todo el mundo se sienta cómodo.

      Se puede hablar de tres tipos de normas sociales:

      1 De carácter moral: basadas en la solidaridad con los demás.

      2 De carácter social: basadas en reglas y normas de etiqueta que varían según el país y el tiempo.

      3 De carácter jurídico: basadas en una ley, como la precedencia de las autoridades.

      Ciertas esferas sociales, consideran el protocolo social como verdaderas normas de conducta y otras, simplemente, se comportan según su intuición y el sentido común. En cualquiera de los casos, es importante conocer las normas de cortesía y preceptos de buena educación para mantener relaciones personales del ámbito social, principalmente, si dichas relaciones se mantienen con grupos distintos de personas, con costumbres y culturas diferentes.

       Definición

       Precepto

      Según la RAE, es cada una de las instrucciones o reglas que se dan o establecen para el conocimiento o manejo de un arte o facultad.

      En nuestro siglo, los usos sociales han cambiado a lo largo de los años y se plantea la necesidad de introducir nuevas maneras y nuevos usos, que surgen de otros modos de vida, cambios en las relaciones, la aparición de nuevas escalas de valores, las modificaciones experimentadas en el concepto de familia y el papel de la mujer en la sociedad.

      El acto más corriente donde se pone de manifiesto el uso del protocolo social es en las bodas, donde hay ciertas normas escritas y no escritas que se deben seguir.

6. Resumen

      El protocolo nace al mismo tiempo que la sociedad. Es una manera de organizar las relaciones y dirigir el comportamiento en determinados eventos. El protocolo está muy presente en el turismo, ya que este se basa en relaciones con distintas personas y distintas culturas y para ello es fundamental conocer las normas de protocolo