Управление работоспособностью. Сергей Святославович Сёмин

компания или стихийная, достаточно узнать, сколько времени проходят совещания и как часто. Частые и длинные совещания – это плохо, а внезапные и ненормированные – ещё хуже.

      «Гибкие» задачи не привязаны к какой-то конкретной временной точке.

      Они могут быть выполнены «когда удобно», но, как правило, имеют срок окончания.

      «К утру», «к понедельнику», «к отпуску», «к Новому году».

      «Позвони мне после 16:00», «К концу месяца успеешь?»

      «Бюджетируемые» – это задачи без привязки срока начала и окончания процесса, но требующие определённой суммы времени. Причём часто необходимое время мы знаем только приблизительно.

      Например, автомобильные перемещения. «Выехать можем, когда встанем, а доедем – как получится. Часа за три, думаю, доберёмся».

      Кстати, задачи из раздела Важные/ НЕ срочные часто являются как раз бюджетируемыми и не имеющими чёткого начала.

      Что и позволяет нам откладывать их реализацию.

      Какие задачи в следующей фразе?

      «Надо наконец-то понять, что творится с твоим коленом, сына! Талончик к врачу я тебе взяла на среду, на 15:00, но до того нужно сдать анализы. Лаборатория принимает с 08:00 до 09:00».

      Исходя из особенностей типов задач, формулируем правила планирования дня.

      1. Сначала фиксируются все жёсткие точки, которые являются скелетом дня.

      2. Промежутки между жёсткими задачами заполняются гибкими задачами в порядке приоритетности.

      Кстати, если вы работаете в системе многоярусного подчинения на позиции подчинённого, вам могут помочь два армейских принципа, страхующих от управленческой суеты:

      1) «не торопись выполнять приказание – дождись, пока отменят»;

      2) «не оставляй на завтра то, что можно сделать послезавтра».

      Что поделать, если традиции командно-административной системы оказались у нас неубиваемы.

      Если же вы руководитель, то от саботажа и нерасторопности подчинённых страхует дополнительная точка контроля: Отчёт о начале выполнения задачи. Не отчёт о промежуточных результатах, а отчёт о самых первых шагах. Позволяет понять, в правильном ли направлении пошёл подчинённый, да и начал ли движение вообще.

      Этот метод работает независимо от типа компании и управленческой культуры. Иногда понять, как именно было понято ваше распоряжение каким-нибудь особо креативным подчинённым, можно только по его практическим шагам.

      Если большинство времени вы проводите в квадрантах Важно/ НЕ срочно и Важно / Срочно, то основное правило – не откладывать.

      После принятого решения любое промедление – вред. Дело, сделанное вовремя, хоть и с огрехами, ценней, чем великолепное качество, продемонстрированное с опозданием. «Ваш идеально выверенный отчёт нас не спасёт – нас уже оштрафовали». «Ваш прекрасно работающий демо-образец уже ни к чему – инвесторы уже уехали». И вообще, дорога ложка к обеду и «лучше один раз вовремя, чем два раза правильно».

Практика «Типы моих задач»

      Жёсткие____%

      Гибкие_____%

      Бюджетируемые__%

      Проанализируйте,