Personalijuhtimise käsiraamat 2012. 2., täiendatud trükk. Katrina Laurson

või töötajaskond) põhjal. Ametikohad kirjeldatakse pigem eesmärgipõhiselt ning konkreetsete tegevuste kirjeldamisele ei pöörata väga suurt tähelepanu. Alternatiivina kaalutakse tavaliselt töö sisseostmise võimalust teenusepakkujalt ja vaadatakse üle olemasolevate sarnaste ametikohtade koormatust.

      Majandusaasta keskel tekivad uute ametikohtade vajadused pigem protsesside parendamisest tulenevalt. Näiteks on selgunud, et klienditeenindusprotsessi äriklienti puudutavas kliendiseadmete kohale toimetamise lõigus tehtud muudatus toob kaasa seadmete käsitluse olulise suurenemise. Töömahu kasv aga tingib uue ametikoha loomise. Sellisel juhul kirjeldatakse ametikoha ülesanded detailselt ning lähtutakse pigem konkreetsest töölõigust ja/või ootamatult kasvanud mahtudest. Äriüksusesse uue ametikoha loomise puhul võrreldakse protsessimuudatusest tekkivat tulu ja ametikoha loomise/hoidmise kulu. Ka pakutava teenuse kvaliteedi kasv on sellisel juhul tulu.

      Töö analüüsi peamiseks väljundiks on organisatsioonis aset leidvate tegevuste loetelu, mida on tarvilik teha eesmärkide saavutamiseks. Analüüsida võib nii organisatsiooni kõiki töid korraga, üksikute üksuste ülesandeid kui ka ühel konkreetsel ametikohal toimuvat. Vähimaks töö analüüsi ühikuks ongi üks ametikoht – näiteks raamatupidaja, sekretär, müügiesindaja jne. Samal ametikohal võib töötada mitu töötajat, st organisatsioonis on üks ametikoht, kuid mitu töökohta. Sellistel puhkudel on otstarbekas vaadelda ametikoha analüüsi käigus vähemalt kahte töökohta, sest erinevate töötegijate harjumusi kõrvutades on analüüsijal lihtsam tuvastada parimat töö sooritamiseks võimalikku viisi. Sageli lisatakse tööülesannetele juurde, milliseid oskusi, teadmisi, hoiakuid (ehk kompetentse) ja vahendeid on nende tegevuste sooritamiseks tarvis.

      Töö analüüsi võib teostada nii ametikoha kui protsessi põhiselt. Protsessipõhise analüüsi korral lähtutakse organisatsiooni või üksuse eesmärkidest, loetletakse nende saavutamiseks vajalikud ülesanded ja oskused ning seejärel koondatakse sarnased tegevused ametikohtadeks. Seda tegevust nimetatakse ka töö kujundamiseks (job design). Sarnased tegevused koondatakse ametikohtadeks ning ametikohad omakorda valitud põhimõtte alusel allüksusteks. Töö analüüsi tulemuste põhjal koostatakse ametikoha profiilid ja ametijuhendid ning vaadatakse üle organisatsiooni struktuur.

      Ametikohapõhise analüüsi korral lähtutakse juba olemasolevatest ametikohtadest ning tuuakse välja töökorralduse aspektid, mille ümberkujundamine võimaldaks organisatsiooni eesmärke tõhusamalt saavutada. Näiteks esitatakse soovitusi struktuuri muutmiseks või tööde ümberjagamiseks, aga ka tööaja korralduse muutmiseks. Üldjuhul ongi juba toimivates organisatsioonides ja olemasolevate ametikohtade puhul tavaks kasutada ameti- ja uute, loodavate ettevõtmiste korral rakendada protsessipõhist analüüsi.