Business-Analyse. Axel-Bruno Naumann

Business-Analysten in Unternehmen sehr wertvolle und nützliche Funktionen erfüllen können. Analog zu der Spezialisierung in verschiedenen Disziplinen erscheint es sinnvoll, dass sich Personen auf das Ermitteln, Dokumentieren und Analysieren von Anforderungen und auf die neutrale Unterstützung bei der Entwicklung von Lösungen spezialisieren sollten. Immer mehr Unternehmen erkennen diesen Nutzen, den Business-Analyse ihnen bringen kann.

      In der Vergangenheit wurden die Aufgaben rund um Anforderungen von anderen Rollen ausgeführt, z.B. von

        Organisatoren, die Änderungen an Aufbau- und Prozessorganisation in Unternehmen begleiten

        IT-Koordinatoren, die als Bindeglied zwischen Fachabteilung und IT-Abteilung fungieren

        Projektleitern, die sich neben anderen Aufgaben im Projekt um Anforderungen kümmern.

      Auch Personen mit anderen Rollenbezeichnungen als „Business-Analyst“ übernehmen solche Aufgaben. Gebräuchliche Bezeichnungen sind zum Beispiel Requirements Engineer, Anforderungsmanager, Business Consultant sowie die schon erwähnten Organisatoren, IT-Koordinatoren und Projektleiter. Im Folgenden wird die Bezeichnung Business-Analyst genutzt, die verwandte Rollen mit einschließt.

      Die folgende Abbildung G.02 fasst weitere Gründe für den Einsatz von Business-Analysten zusammen und nennt gebräuchliche Gegenargumente, auf die im Weiteren eingegangen wird.

Pro Business-Analyse	Contra Business-Analyse
Fester und zentraler Ansprechpartner für Anforderungen	Zusätzlicher Aufwand (Zeit, Kosten, Ressourcen)
Qualitätssicherung der Anforderungen	Hohe Veränderungsrate der Anforderungen
Strukturiertes Vorgehensmodell	Externer Blick – keine Kenntnisse aus erster Hand
Kenntnisse aktueller Methoden	Keine operative Erfahrung
Hohes Maß an Erfahrung durch Spezialisierung auf Anforderungen	Weitere Rolle und zusätzliche Schnittstelle
Neutrale Beratung des Fachbereichs	Weder Fachbereich noch IT zugehörig
„Blick über den Tellerrand“ eines Fachbereichs hinaus	Mangelnde Akzeptanz in der IT und im Fachbereich
Zeit- und Kostenersparnis durch qualitativ gute Anforderungen	Zusätzliche Bürokratie (hoher Administrationsaufwand und Dokumentationsaufwand)
Objektivität gegenüber allen Anforderungen	Bevormundung des Fachbereichs
Frühzeitiges Erkennen von Zusammenhängen	Stille-Post-Effekt
Kosten-Nutzen-Analyse der Anforderungen vor deren Umsetzung
Zeitliche Freistellung für Business-Analyse-Aufgaben
Entlastung von IT und Fachbereich
Abgleich der Anforderungen mit Zielen und dadurch zielführende Lösungen

      Abb. G.02: Pro- und Contra-Argumente zu Business-Analyse

      Gegenargumente und ihre Entkräftung

      Zusätzlicher Aufwand

      Der Aufbau von Stellen bzw. Rollen für Business-Analysten verursacht (Personal-)Kosten und verbraucht Ressourcen. Allerdings wird dieser Aufwand durch professionelle Business-Analyse wieder „eingespielt“. Die Spezialisierung auf die Aufgabenfelder rund um Anforderungen macht deren Management effektiver und effizienter.

      Hohe Veränderungsrate der Anforderungen

      Das kann auch als Pro-Argument aufgefasst werden, denn Business-Analysten unterstützen in der Begrenzung von Anforderungen, falls Änderungen nicht sinnvoll sind, und sie begleiten die Aktualisierung von Anforderungen, falls eine Änderung einen Mehrwert bietet.

      Keine Kenntnisse aus erster Hand

      Business-Analysten haben tatsächlich oft weder das detaillierte Fachwissen noch die Erfahrungen wie der anfordernde Fachbereich. Diese Neutralität schützt allerdings vor „Betriebsblindheit“ und erlaubt eine andere Perspektive auf die Anforderungen. Gemäß dem Motto „Vier Augen sehen mehr als zwei“ forciert dieser neutrale Blick, die Anforderungen zielgerichtet, umfassend und in einer sinnvollen Detaillierung zu erfassen.

      Keine operative Erfahrung

      Auch hier hilft ein „unverstellter Blick“, Anforderungen zu ermitteln und zu dokumentieren. Anforderer, die beispielsweise lange für Geschäftsprozesse zuständig sind, neigen dazu, viele Sachverhalte als selbstverständlich vorauszusetzen. Dies kann leicht zu Lücken oder Missverständnissen bei der Ermittlung und Dokumentation von Anforderungen führen. Ein „unvoreingenommener“ Business-Analyst kann hier korrigierend wirken.

      Zusätzliche Schnittstelle

      Durch eine Bündelung der Aufgaben, die rund um Anforderungen anfallen, können beim Einsatz von Business-Analysten Schnittstellen sogar verringert werden. Mit einem zentralen Ansprechpartner für Anforderungen haben sowohl der Fachbereich als auch die Systementwickler/Lösungsbauer weniger Schnittstellen als wenn „jeder mit jedem“ spricht.

      Weder Fachbereich noch IT zugehörig

      Eine neutrale Positionierung von Business-Analysten bringt durchaus Herausforderungen mit sich. Dem stehen jedoch alle die genannten Vorteile gegenüber, die aus einer neutralen Rolle erwachsen.

      Mangelnde Akzeptanz

      Skepsis und Widerstand sind fast immer zu erwarten, wenn Veränderungen oder Neuerungen eingeführt werden. Aber „gute Arbeit zahlt sich aus“. Wenn Business-Analysten ihren Job gut machen, wächst die Akzeptanz in der IT und im Fachbereich. Dabei hilft ein gesundes Maß an Selbstvermarktung, indem den übrigen Beteiligten die Vorteile bewusst gemacht werden, die die Business-Analyse mit sich bringt.

      Zusätzliche Bürokratie

      Professionelle Business-Analyse setzt und nutzt Standards, zum Beispiel durch ein strukturiertes Vorgehen oder zur Dokumentation von Anforderungen. Es gilt, das richtige Maß aus Standards und Pragmatismus zu finden und hohen Administrations- und Dokumentationsaufwand zu vermeiden. Eine übertriebene Business-Analyse, die sich in starren Regelungen und dem Ausfüllen von Templates verliert, wird wenig Akzeptanz finden. Es hat sich bewährt, den Prozess und die Standards der Business-Analyse mit ihren „Kunden“ (insbesondere Fachbereich und IT) abzustimmen und weiterzuentwickeln.

      Bevormundung des Fachbereichs

      Business-Analysten sollten eine neutrale Haltung einnehmen. Die inhaltliche Verantwortung für die Anforderungen tragen die Anforderungssteller, die Verantwortung für die (IT-)Lösung tragen die Entwickler. Business-Analysten sind Berater und Dienstleister auf dem Weg zu qualitativ guten Anforderungen. Sie tragen die Verantwortung, dass dieser Weg strukturiert und systematisch gegangen wird.

      Stille-Post-Effekt

      Business-Analysten sind kommunikationsstark. Dies gilt sowohl für das Zuhören als auch für das Kommunizieren rund um Anforderungen. Missverständnisse in der menschlichen Kommunikation lassen sich nie ganz ausschließen. Professionelle Business-Analyse hilft dabei, diese Missverständnisse bei den Anforderungen aufzudecken und zu minimieren.

G.1.2 Fallbeispiel