Bilanzbuchhalter-Handbuch. Группа авторов

auf sachliche und rechnerische Richtigkeit;

Kontierung: Eintragung des Buchungssatzes alternativ (soweit nicht maschinell in Abhängigkeit von der Belegnummer generiert)

auf dem Beleg selbst,auf einer Allonge,in einen Kontierungsstempel,in ein Erfassungsjournal.

      Buchung im Journal, im Hauptbuch, evtl. zusätzlich in einem Nebenbuch.

Belegablage: je Abrechnungsperiode nach Belegnummernkreisen und laufender Nummer innerhalb der Nummernkreise, für einzelne Sachgebiete zusätzlich nach dem Alphabet;

Belegaufbewahrung: Buchungsbelege, Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zu deren Verständnis erforderlich sind, sind 10 Jahre lang aufzubewahren, gerechnet vom Ende des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist. Empfangene und Kopien der abgesandten Handelsbriefe sind 6 Jahre lang aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 und 5 HGB, § 147 Abs. 3 und 4 AO).

Interne Kontrolle durch Buchhaltung und Revision;

Externe Kontrolle durch Wirtschaftsprüfer und Betriebsprüfer.

      108 108 eines ausgefüllten Kontierungsstempels:

      109Eine ordnungsmäßige Buchführung setzt immer die Führung der Systembücher voraus. Zusätzlich sind die Aufzeichnungen in den Systembüchern oft in Nebenbüchern zu erläutern.

      110Zumindest die Kapitalgesellschaften buchen immer nach dem System der doppelten Buchführung (Doppik), da sie die Bilanz nach § 266 HGB und die GuV nach § 275 HGB sonst nicht erstellen könnten. Der Begriff der doppelten Buchführung besagt:

Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten erfasst.

Der Gewinn wird zweimal, nämlich in der Bilanz und in der GuV ausgewiesen.

Jede Buchung wird in mindestens zwei Büchern erfasst, dem Grundbuch und dem Hauptbuch.

      111Die Systembücher halten den Wertefluss von der Eröffnungsbilanz bis zur Schlussbilanz fest.

      112Das Inventar- und Bilanzbuch ist i. d. R. ein Ordner, in dem die Inventare und Bilanzen gesammelt werden.

      113Das Grundbuch, auch Journal, Tagebuch oder Prima Nota genannt, hält die Geschäftsvorfälle in ihrer zeitlichen (chronologischen) Reihenfolge fest. Das Grundbuch ist die Grundlage aller Buchungen in den übrigen Büchern. Verlorene Konten und Buchungen müssen sich aus den Aufzeichnungen in diesem Buch rekonstruieren lassen.

      114Das Grundbuch dient dem unmittelbaren Festhalten der Geschäftsvorfälle, der Sicherung und der Dokumentation. Die Geschäftsvorfälle müssen deshalb zeitnah im Grundbuch erfasst werden.

      115Das Grundbuch kann sachbezogen in verschiedene Grundbücher aufgeteilt werden. Moderne Grundbücher bestehen aus laufend nummerierten Journalbögen oder EDV-Listen. Das Grundbuch kann durch eine geordnete Belegablage und -aufbewahrung ersetzt oder in Form der Speicherbuchführung geführt werden (§ 239 Abs. 4 HGB).

      116Das Hauptbuch ist das wichtigste Buch innerhalb der Buchführung. Aus dem Hauptbuch lassen sich jederzeit der Stand des Vermögens und der Schulden sowie der Erfolg ermitteln. Der gesetzlich vorgeschriebene Jahresabschluss wird nach Abstimmung mit den Inventurergebnissen unmittelbar aus dem Hauptbuch entwickelt. Das Hauptbuch stellt den gesamten Wertefluss von der Eröffnungsbilanz bis zur Schlussbilanz sachlich (systematisch) geordnet dar. Es kann auf losen Kontenblättern, als EDV-Liste oder in Form der Speicherbuchführung geführt werden. In der sog. „einfachen Buchführung” wird das Kontokorrent oft als „Hauptbuch” bezeichnet.

      117Die Selbstkontrolle der doppelten Buchführung erfolgt durch das Kapitalkonto und dessen Unterkonten sowie durch das Schlussbilanzkonto.

      118Die Nebenbücher dienen der lückenlosen Erfassung und Kontrolle aller auf einem bestimmten Sachkonto im Hauptbuch erfassten Vorgänge und Bestände. Sie enthalten erläuternde bzw. ergänzende Einzel-Aufzeichnungen zu den Buchungen im Hauptbuch. Nebenbücher werden oft in Kartei- oder Loseblattform geführt. Während im Hauptbuch durch Gegenbuchungen die verschiedenen Konten miteinander verbunden sind, werden in den Nebenbüchern lediglich Zugänge, Abgänge und Bestände ohne Gegenbuchungen eingetragen.

      119Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Bei Bargeschäften ist eine tägliche Aufzeichnung der Zu- und Abgänge in der Kasse zu empfehlen. Eine Einzelaufzeichnung jedes Geschäfts ist nicht erforderlich. Sofern der Betrag aber über 15 000 € liegt, muss auf jeden Fall Name und Anschrift des Geschäftspartners aufgezeichnet werden (BMF-Schreiben vom 5. 4. 2004). Wird allerdings eine Einzelaufzeichnung vorgenommen (heutige Scanner-/Computerkassensysteme), bilden diese Aufzeichnungen einen Teil der Buchführung und sind bei einer Betriebsprüfung gegenüber dem Finanzamt vorlagepflichtig. Auch gesetzlich vorgeschriebene Systeme zur Verhinderung von elektroni­schen Kassenmanipulationen müssen verwendet werden. Der Unternehmer kann aber nicht gezwungen werden, überhaupt eine elektronische Kasse zu verwenden.

      Werden Geschäftsvorfälle nicht täglich erfasst, sondern periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Erfassung der Kreditgeschäfte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass Buchführungsunterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch ihre Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern. Neben der Erfassung der Kreditgeschäfte in einem Grundbuch müssen die unbaren Geschäftsvorfälle, aufgegliedert nach Geschäftspartnern, kontenmäßig dargestellt werden. Dies kann durch Führung besonderer Personenkonten oder durch eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung) erfüllt werden. Ist die Zahl der Kreditgeschäfte verhältnismäßig gering, gelten hinsichtlich ihrer Erfassung Erleichterungen (vgl. R 5.2 Abs. 1 EStR).

      Wird gegen diese Regeln verstoßen, nimmt das Finanzamt Zuschätzungen vor, so z. B. bei einem Getränkehändler, der kein Kassenbuch führte, sondern nur Zahlen in eine Kladde eintrug (FG Saarland, 24. 9. 2003).

      120Für die übrigen Geschäftsvorfälle reicht die periodenweise Erfassung aus. Es muss lediglich ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen. Dabei ist die Entwicklung der Verhältnisse zu berücksichtigen.

      121Die Erleichterungen für die Erfassung im Grundbuch gelten auch für die Aufzeichnungen im Hauptbuch. Im Falle der EDV-Buchführung (Speicherbuchführung) genügt die grundbuchmäßige Erfassung auf magnetischen Datenträgern, wenn die jederzeitige Aufbereitung und Ausdruckbereitschaft des Buchungswerks möglich ist.

      122Bei der EDV-Buchführung werden unterschieden:

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