| für den Kannkaufmann mit der Eintragung in das Handelsregister, |
| für den Formkaufmann mit der Gründung. |
16Gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte sind vom Beginn des Wirtschaftsjahres an buchführungspflichtig, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat (§ 141 Abs. 2 Satz 1 AO).
17Die Buchführungspflicht endet generell, wenn der Kaufmann seine Geschäftstätigkeit einstellt (Umkehrschluss aus § 242 HGB). Die Aufgabe der werbenden Tätigkeit muss endgültig sein. Ruht der Gewerbebetrieb nur vorübergehend, so endet die Buchführungspflicht nicht. Maßnahmen im Zusammenhang mit der Aufgabe oder Veräußerung sind noch buchführungspflichtig.
Die Buchführungspflicht endet
| für den Istkaufmann, wenn Art und Umfang der Geschäftstätigkeit einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht mehr erforderlich machen, |
| für Personengesellschaften mit der Abwicklung nach Auflösung, |
| für den Kannkaufmann mit der Abwicklung nach Auflösung, |
| für den Formkaufmann mit der Abwicklung nach Auflösung und der Löschung im Handelsregister. |
18Für gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte endet die Buchführungspflicht mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach § 141 Abs. 1 AO nicht mehr vorliegen (§ 141 Abs. 2 Satz 2 AO).
19In einer Buchführung werden sämtliche Geschäftsvorfälle erfasst. Betriebe, für die keine Buchführungspflicht besteht, sind lediglich zur Aufzeichnung bestimmter Arten von Geschäftsvorfällen verpflichtet (z. B. durch Führung eines Wareneingangs- und -ausgangsbuchs, §§ 143 f. AO).
101Die Forderung „Keine Buchung ohne Beleg” ist ein wesentlicher Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung. Soweit ein Geschäftsvorfall nicht zwangsläufig zu einem (Fremd-)Beleg führt, z. B. im Falle einer Privatentnahme, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.
102Der Beleg ist das Bindeglied zwischen dem betrieblichen Vorgang und der Eintragung in den Geschäftsbüchern. Er ist Beweis- und Kontrollmittel für die sachliche Richtigkeit der Buchung.
103Nach der Herkunft werden externe und interne Belege unterschieden. Externe Belege oder Fremdbelege sind z. B. Eingangsrechnungen, Bankauszüge, Zahlkarten, Quittungen, Frachtbriefe, Gutschriften, Begleitbriefe zu erhaltenen Schecks und Wechseln. Interne Belege oder Eigenbelege sind Kopien der Ausgangsrechnungen, Lohn- und Gehaltsbelege, Materialentnahmescheine, Quittungsdurchschriften usw.
104Nach der Entstehung lassen sich die Belege in natürliche und künstliche Belege einteilen. Natürliche Belege sind die oben angeführten Fremd- und Eigenbelege. Künstliche Belege werden ausgestellt, wenn ein natürlicher Beleg fehlt:
| Von vornherein ist kein Beleg vorhanden, z. B. bei Privatentnahmen, Barverkauf, vorbereitenden Abschlussbuchungen. |
| Ein Beleg müsste vorhanden sein, wurde aber aus erklärbaren Gründen nicht ausgestellt. Der Notbeleg muss Datum, Grund und Betrag der Ausgabe sowie die Unterschrift des Ausstellenden enthalten. |
105Nach der Anzahl der Geschäftsvorfälle werden unterschieden:
| Einzelbelege, wie Quittungen, Eingangsrechnung, Durchschrift eines Überweisungsträgers usw., und |
| Sammelbelege, wie Lohnlisten, Bankauszüge, Sammelüberweisungen, Kassenberichte, Liste der Eingangsrechnungen eines Tags im Falle der Offene-Posten-Buchführung u. Ä. |
106Buchungsbelege können Informationen zur Verbuchung im Hauptbuch und in den Nebenbüchern, zur weiteren Bearbeitung in der Kostenrechnung, Bezugsinformationen u. Ä. enthalten. Bei den fett gedruckten innerhalb der folgenden Informationsinhalte handelt es sich um Mussinformationen:
| Belegart: Bankbeleg, Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung usw.; |
| Belegnummer: die von der Buchhaltung vergebene umkehrbar eindeutige Belegnummer; |
| Belegdatum: Datum, an dem der Beleg ausgestellt (Eigenbeleg) bzw. eingegangen ist (Fremdbeleg); |
| Kontonummer: Personen- oder Sachkonto, auf dem die Buchung erfolgt; |
| Fremdbelegnummer: z. B. Rechnungsnummer des Lieferers für die Wiederholung bei Zahlung; |
| Nummer des Gegenkontos: Sach- oder Personenkonto, auf dem die Gegenbuchung erfolgt; |
| Kostenstellennummer: Kontierung der Kostenstelle bei Belegen über Gemeinkosten; |
| Kostenträgernummer: Kontierung der Auftragsnummer bei Belegen über Einzelkosten; |
| Buchungstext: verbale oder codifizierte Erläuterungen (in Ausnahmefällen); |
107Die Belegbearbeitung erfolgt in mehreren Schritten:
| Belegentstehung: intern/Ausstellungsdatum; extern/Datum des Eingangsstempels; |
| Belegsortierung: nach Eingangsrechnungen, Gutschriften der Lieferer, Ausgangsrechnungen, Gutschriften der Kunden, Bankbelegen usw.; |
| Nummerierung: Vergabe laufender Nummern innerhalb der Belegnummernkreise; |
