GABALs großer Methodenkoffer. Walter Simon

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema „Zeitmanagement“ finden Sie im Kapitel A 7 im zweiten Band dieser Buchreihe (Methodenkoffer Arbeitsorganisation).

      Die Verteilung von Wert und Anteil der Aufgaben kann grafisch so dargestellt werden:

      Wert und Zeitaufwand

      Aktivitäten priorisieren

      Um wertvolle Zeit nicht mit nebensächlichen Aufgaben oder unbedeutenden Dingen zu vergeuden, gilt es, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Priorität zu verleihen. Das kann so aussehen, wie in den folgenden sieben Schritten skizziert:

      Schritt 1

      Liste erstellen

      Zuerst wird eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben oder Kunden für einen gewissen Zeitraum – beispielsweise eine Woche oder ein Tag – erstellt. Dazu kann das folgende Formular verwendet werden, das dann auch in den weiteren Arbeitsschritten genutzt wird.

      Aufgabenliste

      Schritt 2

      Nach Wichtigkeit ordnen

      Nun werden die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit geordnet. Der Wert der jeweiligen Aufgabe für den Planer gibt die Reihenfolge vor. Dabei sollte zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit klar unterschieden werden. Dringlichkeit hat meist nichts mit dem Wert, der Wichtigkeit oder der Bedeutung einer Aufgabe zu tun.

      Schritt 3

      Zeitaufwand schätzen

      Wurden die anstehenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit geordnet, wird nun der erwartete Zeitaufwand geschätzt.

      Schritt 4

      Aufgaben in Klassen aufteilen

      Ausgehend vom Wert erfolgt jetzt die Klassifizierung nach A-, Bund C-Aufgaben:

      

A-Aufgaben sind sehr wichtig. Sie sind für den größten Teil des Erfolges eines Projektes verantwortlich und können nicht delegiert werden.

      

B-Aufgaben sind wichtig und delegierbar.

      

C-Aufgaben sind weniger wichtig bzw. unwichtig und in jedem Fall delegierbar.

      Schritt 5

      Zeitbedarf prüfen

      In diesem Schritt wird geprüft, ob der geschätzte Zeitbedarf aus Arbeitsschritt 3 der Bedeutung der Aufgaben entspricht. Die sehr wichtigen A-Aufgaben sollten mit Blick auf das Zeitbudget bevorzugt behandelt werden.

      Schritt 6

      Wenn der geschätzte Zeitbedarf nicht der Bedeutung der Aufgaben entspricht, besteht hier die Möglichkeit einer Modifizierung.

      Schritt 7

      Delegieren möglich?

      In diesem Schritt ist zu prüfen, welche der B- und C-Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren sind. Es ist aber auch zu beachten, dass es sich bei den C-Aufgaben nicht um grundsätzlich entbehrliche Aufgaben handelt, sondern dass neben den A- und B-Aufgaben auch eine Vielzahl von (weniger) wichtigen Vor-, Nach- und Routinearbeiten nötig sind, die ebenfalls getan werden müssen.

      Durch das Festlegen von Prioritäten mittels der ABC-Analyse werden die anstehenden Aufgaben in eine ausgewogene Relation und Rangordnung gebracht, die der Bedeutung und dem Wert der einzelnen Aufgaben für das Erreichen eines Ziels entspricht.

      Praxistipp

      Es hat sich in der Praxis der ABC-Analyse bewährt, wenn pro Arbeitstag nur eine bis zwei A-Aufgaben sowie zwei bis drei B-Aufgaben eingeplant werden. Die verbleibende Zeit wird den C-Aufgaben gewidmet.

      Die Entscheidung über Prioritäten ist eine sehr individuelle Angelegenheit. Daher wird es selten ein objektives Ergebnis geben. Wichtig ist vor allem, dass überhaupt Prioritäten gesetzt werden und die Entscheidung darüber möglichst auf Fakten gestützt wird.

      2.2 Pareto-Analyse

      Wesentliches erkennen

      Die Pareto-Analyse steht in enger Beziehung zur ABC-Analyse. Sie ist eine einfache und anschauliche Methode, um eine Trennung zwischen wesentlichen und unwesentlichen Einflussgrößen oder Fehlern vorzunehmen.

      Ursprung

      Diese Technik wurde Ende des 19. Jahrhunderts von dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto (1848–1923) im Zusammenhang mit seinen Untersuchungen zur Verteilung des Volksvermögens entwickelt. Er stellte fest, dass 20 Prozent der Menschheit 80 Prozent des Reichtums auf sich vereinigten. Daraus folgte die Empfehlung an die Banken, sich vornehmlich um diese 20 Prozent als Kunden zu bemühen. Dann wäre ein Großteil des Geschäftes gesichert.

      Im anderen Zusammenhang eingesetzt, erkannte man, dass etwa 80 Prozent aller beobachtbaren Erscheinungen auf nur 20 Prozent aller relevanten Ursachen zurückzuführen sind. Hier einige Beispiele: 80 Prozent aller Telefonanrufe kommen von 20 Prozent der Anrufer. 20 Prozent der Akteure wickeln 80 Prozent des Welthandels ab.

      Die 80/20-Regel

      Perfektion kostet hohen Aufwand

      Daher spricht man auch von der 80/20-Regel. Ihr liegt die Erfahrung zugrunde, dass Aufwand und Ergebnis oft in einem nichtlinearen Verhältnis stehen: 80 Prozent der Arbeit lassen sich mit einem Anteil von 20 Prozent des Gesamtaufwandes erledigen. Wer perfekt sein will, braucht für die restlichen 20 Prozent der Ergebnisse den vierfachen Aufwand bzw. 80 Prozent des Gesamtaufwandes! Entsprechendes gilt in der Regel für Fehler: 20 Prozent der Fehlerarten sind für 80 Prozent der Fehler verantwortlich.

      Mittels der Pareto-Analyse soll eine Konzentration auf wirklich wichtige Dinge und Gesichtspunkte erreicht werden. Sie ist also ein interessanter Ansatz, um Schwachstellen zu erkennen und zu beheben. Ihre Anwendung erfolgt in diesen fünf Schritten:

      Schritt 1: Datensammlung

      Fakten zusammentragen

      Bei der Pareto-Analyse sollen Probleme bzw. Fehler miteinander verglichen und der Nutzen der jeweiligen Problemlösung grafisch dargestellt werden. Zu diesem Zweck müssen Daten über Qualitäts- oder Fertigungsablauffehler in Form von Statistiken, Checklisten oder Diagrammen vorliegen. Die Länge des zu beobachtenden Zeitraums sowie der Untersuchungsgegenstand sind vorher festzulegen.

      Um das Vorgehen bei der Pareto-Analyse zu veranschaulichen, arbeiten wir mit der folgenden Fehlerliste:

Fehlerhäufigkeit	Fehlerart
65	Korrosion
32	Farbfehler
12	Stillstand
80	Plastik

      Schritt 2: Entwickeln der Pareto-Grafik

      Werte visualisieren

      Nun werden die Werte in einem Balkendiagramm von links nach rechts abnehmend dargestellt (siehe Abbildung rechts oben).

      Häufigkeit von Fehlern

      Schritt