GABALs großer Methodenkoffer. Walter Simon

an der Situation orientieren, in der man sich befindet und künftig befinden wird. Das gilt sowohl intern für die Situation im eigenen Unternehmen als auch extern für das Umfeld des Unternehmens (Markt, Konkurrenz usw.). Diese Situation muss analysiert bzw. prognostiziert werden. Erst danach kann man Aktionen planen.

      Alternativen auflisten

      2. In jeder komplexen Situation sind mehrere Maßnahmen denkbar und möglich. Hierüber sollte man sich einen Überblick verschaffen. Zunächst einmal werden vorurteilslos alle möglichen Maßnahmen aufgelistet und damit der Handlungsspielraum abgesteckt. Solche Planalternativen sollten systematisch entwickelt werden, um möglichst nichts Wesentliches zu übersehen.

      Alternativen bewerten

      3. Danach werden die Alternativen bewertet. Man muss sich fragen, welche Vor- und Nachteile mit jeder einzelnen Alternative verbunden sind. Wie groß ist zum Beispiel die Wahrscheinlichkeit, mit den geplanten Maßnahmen tatsächlich die gesetzten Ziele zu erreichen? Welcher Aufwand steckt hinter den einzelnen Maßnahmen? Vertragen sich diese Maßnahmen mit anderen Plänen, oder führen sie zu Schwierigkeiten in anderen Bereichen?

      Beste Alternative auswählen

      4. Schließlich ist von den Alternativen die beste auszuwählen. Normalerweise wird man jetzt auch erst mit der Feinplanung beginnen. Da dieser Schritt mit viel Arbeit verbunden ist, wäre es nicht sinnvoll, schon in einer früheren Stufe, in der man sich noch nicht für eine der entwickelten Alternativen entschieden hat, damit anzufangen.

      

Ergänzende und vertiefende Informationen hierzu finden Sie im Kapitel A 8 „Entscheidungstechnik“ des zweiten Bandes dieser Buchreihe (Methodenkoffer Arbeitsorganisation) sowie im Kapitel F 6 „Kepner-Tregoe-Methode“ in diesem Band.

      Stufe 3: Abweichungskontrolle und Plankorrektur

      Plan überwachen

      Mit der Planerstellung und mit der mehr oder minder genauen Ausführung ist die Planung nicht abgeschlossen. Planung muss überwacht und korrigiert werden. Zu starres Festhalten am Plan kann genauso falsch sein wie planloses Vorgehen. Andererseits zwingt aber nicht jede kleine Abweichung schon zur Plankorrektur. Eine völlige Deckung zwischen Soll und Ist lässt sich schwer erreichen.

      Toleranzgrenzen im Blick haben

      Man muss sich also überlegen, welche Abweichungen hinnehmbar sind. Erst wenn der Soll-Ist-Vergleich die vorgegebene Toleranz überschreitet, sind die Abweichungen zu analysieren, um Ansatzpunkte für Korrekturmaßnahmen zu finden.

      

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema Kontrolle finden Sie im Teil „Managementfunktion Kontrolle“ dieses Buches.

      Literatur

      Robert Klein und Armin Scholl: Planung und Entscheidung. Konzepte, Modelle und Methoden einer modernen betriebswirtschaftlichen Entscheidungsanalyse. München: Vahlen 2004.

      Rudolf Grünig und Richard Kühn: Methodik der strategischen Planung. Ein prozessorientierter Ansatz für Strategieplanungsprojekte. 3., überarb. Aufl. Bern: Haupt 2005.

      Raimund Heuser, Frank Günther und Oliver Hatzfeld: Integrierte Planung mit SAP. Konzeption, Methodik, Vorgehen. Bonn: Galileo Press 2003.

      Gerald Schwetje und Sam Vaseghi: Der Businessplan. Wie Sie Kapitalgeber überzeugen. Berlin: Springer 2004.

      Jürgen Wiegand: Handbuch Planungserfolg. Methoden, Zusammenarbeit und Management als integraler Prozess. Zürich: VDF Hochschulverlag 2005.

      2. Die ABC-Analyse und die Pareto-Analyse

      Bei der ABC-Analyse und der Pareto-Analyse handelt es sich um einfache Hilfsmittel, mit denen im Rahmen der Planung Prioritäten gebildet werden können.

      2.1 Die ABC-Analyse

      Ursprung

      Die ABC-Analyse wurde erstmals von der Firma General Electric angewendet und 1951 von H. Ford Dickie in einem Artikel öffentlichkeitswirksam beschrieben. Ursprünglich wurde sie eingesetzt, um die umsatzstärksten Produkte im Produktionsprogramm des Unternehmens zu ermitteln. Sie eignet sich aber auch für viele andere Aufgaben, zum Beispiel für die Lagerplanung (Ermittlung häufiger Zugriffszonen im Lager) oder die Qualitätssicherung (Erkennen häufigster Fehlerursachen und deren Beseitigung).

      Vielfältig angewendet

      Heute findet die ABC-Analyse aufgrund ihrer einfachen Anwendbarkeit und der Unabhängigkeit des zu untersuchenden Gegenstandes in vielen verschiedenen Gebieten Anwendung. So wird sie auch als persönliche Arbeitsmethodik zum Setzen von Prioritäten bei der Erledigung von Aufgaben im Berufs- und Privatleben genutzt. Daran orientiert sich das folgende Anwendungsbeispiel.

      Konstante Verhältnisse

      Die ABC-Analyse im Kontext persönlicher Arbeitsmethodik basiert auf der Erfahrung, dass die Anteile der wichtigen und weniger wichtigen Sachverhalte (zum Beispiel Aufgaben, Kunden oder Produkte) an der Gesamtmenge aller Sachverhalte im Allgemeinen jeweils in etwa konstant sind. So kann man zum Beispiel Arbeitsaufgaben oder Kundengruppen gemäß ihrer Wichtigkeit für das Erreichen eines Ziels in drei Klassen einteilen:

      

Gruppe A: die wichtigsten Sachverhalte

      

Gruppe B: die wichtigen Sachverhalt

      

Gruppe C: die weniger wichtigen bzw. unwichtigen Sachverhalte

      Am Wert orientieren

      Die Zuweisung eines Zeitbudgets zur Erledigung von Aufgaben oder zur Akquisition von Kunden sollte sich an der Bedeutung und dem Wert orientieren, nicht aber am prozentualen Anteil an der Menge aller Aufgaben bzw. Kunden. Die ABC-Analyse dient dazu, die Zuweisung von Zeit zu den Aufgaben zu optimieren.

      Wichtigkeit und Menge von Tätigkeiten

      In der Literatur zum Thema „Zeitmanagement“ werden oft die folgenden Zahlen zugrunde gelegt, allerdings ohne die Quelle zu spezifizieren:

      

Wichtigste Aufgaben (Kategorie A) machen etwa 65 Prozent des Wertes, trotzdem aber nur ungefähr 15 Prozent der Menge aller Tätigkeiten aus.

      

Durchschnittlich wichtige Aufgaben (Kategorie B) machen etwa 20 Prozent des Wertes sowie 20 Prozent der Menge aus.

      

Weniger bzw. unwichtige Aufgaben (Kategorie C) machen dagegen einen Anteil von etwa 65 Prozent der Menge der Tätigkeiten aus, haben aber einen wertmäßigen Anteil von nur ungefähr 15 Prozent.

      Weitere Aspekte

      Im Berufsleben können außer der Wichtigkeit je nach Position weitere Aspekte berücksichtigt werden:

      

A-Aufgaben – sehr wichtig, nicht delegierbar

      

B-Aufgaben – wichtig, delegierbar

      

C-Aufgaben – Routine-Tätigkeiten: delegieren, reduzieren, eliminieren