Projektmanagement. Tomas Bohinc

Redezeit angemessen.

      Die Generalprobe

      Üben Sie eine wichtige Präsentation vor Ihrem Auftritt. Nur so erkennen Sie, was im Detail noch fehlt oder verändert werden muss. Manche Effekte wirken live anders, als man es sich ausgedacht hat. Eine Videoaufzeichnung hilft, selbstkritisch zu prüfen, wie die Präsentation ankommt. Hierbei kommt es nicht auf das Detail an, sondern auf die Gesamtwirkung. Suchen Sie sich für die Probepräsentation wohlwollenden Kollegen oder Freunde, von denen Sie ein kritisches und konstruktives Feedback erwarten können. Die Probepräsentation ist Ihre Generalprobe.

      Countdown: die letzten Stunden vor der Präsentation

      Die Folien sind erstellt und eine Generalprobe mit Kollegen durchgeführt. Sie merken, dass Ihre Nervosität steigt. Schon kommen die ersten Bedenken. Habe ich alle Folien richtig gestaltet? Ist meine Story wirklich gut? Ihnen fällt noch diese oder jene Kleinigkeit ein, die Sie verbessern könnten.

      Die Angst vor dem Versagen

      Angst und Nervosität vor der Präsentation haben einen Namen: Lampenfieber. Man nennt es auch Redehemmung oder die Angst, sich vor einer großen Zuhörerschaft zu Wort zu melden. Sie kommt daher, dass die Situation für Sie in vielen Punkten fremdbestimmt, meist unbekannt und daher auch nicht einzuschätzen ist.

      Wenn Lampenfieber eintritt, können Sie, selbst wenn Sie es wollten, die Präsentation nicht mehr aufhalten. Die Folien sind fertig gestaltet, und es gibt keine Zeit mehr, sie zu verändern. Dies erzeugt ein Gefühl der Ausweglosigkeit. Allgemein gilt: Je bedeutsamer der Anlass, je größer und unvertrauter das Publikum und je mehr nach der eigenen Einschätzung von der Bewertung der Präsentation abhängt, desto höher wird im subjektiven Empfinden die Ungewissheit der Situation gewichtet und desto stärker ist das Lampenfieber.

      Stressreaktionen sind normal

      Wir sind Reden und Auftritte vor einem großen Publikum nicht gewohnt. Es sind außergewöhnliche Ereignisse in unserem Leben, die Stress erzeugen. Aber der Stress hat auch seine positive Seite. Durch ihn können wir unsere Kraft und Energie auf die Präsentation konzentrieren. Stressreaktionen sind ein natürlicher Überlebensmechanismus, der uns in die Lage versetzt, Gefahren und Belastungssituationen schnell und effektiv zu bewältigen.

      Lampenfieber ist die Verlängerung der Schrecksekunde, die in jeder Stressreaktion auftritt. Die Folge davon ist: Alle Aktivitäten werden reduziert; wir können uns nicht konzentrieren und sind zu keiner Handlung fähig. Die Hände fangen an zu zittern. Sie sind feucht und unsere Knie sind „weich“. Der Mund ist trocken und fühlt sich so an, als habe man einen „Kloß“ im Hals.

      Umgang mit Lampenfieber

      Lampenfieber lässt sich nicht vermeiden, aber auf ein erträgliches Maß reduzieren. Nutzen Sie jede Gelegenheit für einen „öffentlichen Auftritt“. Beobachten Sie dabei, welche Reaktionen dies in Ihrem Körper auslöst. Werden Sie rot? Haben Sie einen trockenen Mund? Oder zittern Sie? Durch diese Beobachtungen bekommen Sie ein Gefühl dafür, was in Ihrem Organismus vorgeht.

      Eine positive Einstellung ist eine gute Basis für den Erfolg

      „Ich freue mich, hier zu sein. Ich freue mich, dass Sie hier sind. Ich bin ganz für Sie da. Ich fühle mich gut vorbereitet.“ Mit dieser Einstellung werden Sie die Teilnehmer für sich gewinnen. Diese vier Sätze fassen die positive Grundstimmung zusammen, mit der Sie in die Präsentation starten sollten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der inneren Einstellung. Stimmt die innere Einstellung, strahlen Sie Sicherheit und Zuversicht von alleine aus.

      Entspannung vor der Präsentation

      Ruhe und Konzentration auf das, was kommt, hilft Ihnen, sich auf die Präsentation einzustellen. Es ist gleichzeitig auch die beste Möglichkeit, das Lampenfieber zu bändigen. Mit einigen kleinen Tricks können Sie die innere Ruhe vor der Präsentation finden:

      ∎ Planen Sie genügend Zeit vor der Präsentation ein, um Ruhe zu finden.

      ∎ Sie sollten der Erste im Raum sein. So können Sie sich in Ruhe mit dem Raum und der Technik vertraut machen.

      ∎ Machen Sie sich mit den Funktionen des Beamers vertraut.

      ∎ Probieren Sie Ihre Stellung während der Präsentation aus. Stehen Sie keinem Teilnehmer im Blickfeld?

      ∎ Testen Sie die Lichtverhältnisse. Das richtige Verhältnis ist dann erreicht, wenn der Raum so hell wie möglich ist, aber die Präsentation auf der Leinwand noch gut gelesen werden kann.

      ∎ Prüfen Sie die Lesbarkeit der Charts. Kann das Chart mit der kleinsten Schrift von der letzten Reihe noch gut gelesen werden?

      ∎ Trinken Sie kurz vor der Präsentation einen Schluck Wasser oder kauen Sie einen Kaugummi. Dies erhöht die Speichelflüssigkeit und verhindert, dass Sie gleich zu Beginn einen trockenen Hals haben. Kurzes tiefes Durchatmen vor dem ersten Satz gibt dem Körper Ruhe.

      ∎ Lernen Sie den ersten Satz auswendig. Mit ihm müssen Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer von der ersten Sekunde an auf sich ziehen.

      Fragenspeicher

      Während der Präsentation sollten Sie nur Verständnisfragen beantworten, damit der Fluss der Präsentation nicht unterbrochen wird. Für die Diskussion zum Inhalt ist der Zeitraum nach der eigentlichen Präsentation geeigneter.

      Ein Fragenspeicher ist ein Instrument, mit dem Fragen, die nicht sofort zu beantworten sind, festgehalten werden. Dazu dient ein Flipchart oder eine Pinnwand mit der Überschrift „Fragenspeicher“ oder „Themenspeicher“. Eine andere Alternative ist, die Teilnehmer aufzufordern, Fragen, die ihnen während der Präsentation einfallen, auf Karten zu schreiben. Diese können Sie am Ende einsammeln und in den Fragenspeicher hängen.

      Not-Anker

      … und wenn doch mal etwas schief geht?

      Nur selten werden Sie für Ihre Präsentation ein Heimspiel haben. Wenn Sie die Teilnehmer in die Räume Ihres Unternehmens einladen können, sollten Sie dies tun. Denn hier haben Sie in der Regel die besseren Möglichkeiten, den Raum und die Technik gut vorzubereiten. Oft finden die Präsentationen aber an einem für Sie fremden Ort statt. Hier gibt es kaum noch eine Gelegenheit, fehlende Dinge zu besorgen. Erstellen Sie sich eine Checkliste. Sie hilft Ihnen dabei, nichts zu vergessen.

      Gestalten Sie das Handout so, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, es wäre nur für diesen Anlass erstellt worden. Es sollte die Charts in verkleinerter Form enthalten und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Immer öfter möchten die Teilnehmer die Präsentation auch in elektronischer Form haben. Man kann die Charts nach der Präsentation als PDF an alle Teilnehmer verschicken oder eine CD brennen.

      Ausfall der Technik

      Selbst bei noch so perfekter Vorbereitung kann die Technik vor Ort ausfallen. Dann haben Sie die folgenden drei Möglichkeiten, darauf zu reagieren:

      ∎ Fällt die Technik gleich zu Beginn der Präsentation aus, dann halten Sie die Präsentation mit dem mitgebrachten Handout oder mit dem vorbereiteten Ersatzfoliensatz.

      ∎ Fällt die Technik während der Präsentation aus, nutzen Sie lieber die mitgebrachten Ersatzmedien. Versuche, die Technik in Gang zu bringen, sind meist erfolglos und lenken die Teilnehmer vom roten Faden ab.

      ∎ Fällt die Technik am Ende aus, so kann man die Präsentation zusammenfassen und die Schlussfolgerung mündlich vortragen.

      Diskussion nach der Präsentation: Jetzt haben die Teilnehmer das Wort

      Während der Präsentation waren die Teilnehmer passive Zuhörer. Durch die Diskussionsbeiträge verarbeiten die Teilnehmer das, was sie gesehen und gehört haben. Für Sie ist das die Gelegenheit, wichtige Punkte hervorzuheben, kritische Anmerkungen zu machen oder Teilaspekte zu vertiefen.

      In der Diskussion nach der Präsentation werden offene Fragen geklärt und die Meinungen der Teilnehmer zum Thema