Projektmanagement. Tomas Bohinc

erste Schritt ist deshalb immer, die Teilnehmer dahin zu bringen, dass sie sich auf die Präsentation konzentrieren. Wichtig ist in dieser Phase, einen Blickkontakt zu den Zuhörern aufzunehmen und ihnen damit zu zeigen, dass sie im Mittelpunkt Ihrer Aufmerksamkeit stehen. Das heißt konkret: Sie schauen jeden Teilnehmer vor dem ersten Wort kurz an. Bei größeren Teilnehmerkreisen erreichen Sie diesen Effekt dadurch, dass Sie zuerst in die linke hintere und dann in die rechte hintere Ecke sehen.

      Anfang finden

      Dann müssen Sie die Aufmerksamkeit für das Thema herstellen. Dafür gibt es entweder die Vorspann- oder die Aufhängertechnik. Der Vorspann ist ein atmosphärischer Eisbrecher. Mit ihm werden die Teilnehmer in die Vorgeschichte der Präsentation einbezogen. Im Vorspann erläutern Sie, wie die Präsentation zustande kam und wer die Präsentation durchführt. Zum Vorspann gehört auch Ihre Vorstellung. Sie dient nicht nur dazu, sich den Teilnehmern bekannt zu machen, sondern auch dazu, dass sich die Teilnehmer an Ihre Stimme gewöhnen und sich langsam den Inhalten der Präsentation zuwenden können. Falls Sie den Teilnehmern bekannt sind, können Sie etwas über Ihre aktuelle Aufgabe, die im Zusammenhang mit dem Projekt steht, erzählen. Sie können auf die Teilnehmer und den Veranstalter kurz eingehen oder schildern, wie es zur Präsentation kam.

      Der Aufhänger dagegen stellt schlaglichtartig eine Situation dar oder beleuchtet das zu behandelnde Problem. Typische Aufhänger sind humorvolle Zitate wie zum Beispiel: „Das Gras wächst nicht schneller, wenn man daran zieht.“ Dieses Zitat könnten Sie etwa benutzen, wenn Sie einem Lenkungsausschuss die Verzögerung des Projektes erklären müssen.

      Schritt 2: Orientierung geben

      In der Orientierungsphase verfolgen Sie gleich mehrere Ziele:

      ∎ Ziel der Präsentation darstellen

      ∎ Vorstellung und Ihren Bezug zum Thema erläutern Organisatorisches (Zeit, Pausen, Handouts, Getränke) erklären

      ∎ Roten Faden oder die Agenda aufzeigen

      ∎ Regelung für den Umgang mit Zwischenfragen vorschlagen

      ∎ Überleiten zum Hauptteil

      Zur Orientierung gehört vor allem die Vorstellung der Präsentation. Es empfiehlt sich, ein Flipchart anzufertigen, auf dem der Ablauf der Präsentation visualisiert ist. Dieses Flipchart kann den Teilnehmern in weiterer Folge als Orientierungshilfe dienen, an welcher Stelle der Präsentation Sie sich befinden.

      Organisation klären

      Zum Abschluss der Orientierungsphase kann der Referent die Teilnehmer fragen, ob es aus ihrer Sicht noch Dinge gibt, die vor dem Hauptteil geklärt werden sollten. Dies kann Teilnehmern unter Umständen die Möglichkeit geben, zu sagen, dass sie früher gehen müssen oder der Raum zu dunkel bzw. zu hell ist oder sie vielleicht die Visualisierungen nicht sehen können etc.

      Schritt 3: Informieren und faszinieren

      Das Thema sollte immer in seiner sachlogischen Reihenfolge dargestellt werden. Dazu muss die Argumentationsfolge so aufgebaut sein, dass die Teilnehmer gut folgen können. Wichtige Aspekte müssen wiederholt werden, damit sie haften bleiben. Bei längeren Präsentationen empfiehlt es sich, immer wieder Zusammenfassungen einzuschieben. Dies erleichtert den Teilnehmern die Orientierung. In diesem Schritt wird die Botschaft vermittelt. Diese muss für den Zuhörer nachvollziehbar sein, sich quasi aus dem Gesagten logisch ergeben. Bei Projektpräsentationen haben sich die folgenden Strukturen bewährt.

      Nutzenargumentation

      Die Nutzenargumentation stellt den Nutzen des Projektes in den Vordergrund. Sie ist immer dann hilfreich, wenn man die Zielgruppe von einem Projekt überzeugen will. Zunächst wird das Problem dargestellt, dann werden Vorschläge für die Lösung des Problems gemacht und zum Abschluss die Kosten und der Nutzen der Problemlösung aufgezeigt.

      Bei der Präsentation des Projektes vor einem Vorstand heißt dies etwa: Man beginnt mit der Darstellung des Problems aus der Sicht des Vorstandes. Dann zeigt man auf, wie durch den Projektvorschlag das Problem gelöst wird. Dazu gehört zum einen die fachliche Lösung, dann aber auch eine Übersicht über den Verlauf des Projektes mit den wichtigen Meilensteinen. Zum Abschluss wird der Nutzen für den Vorstand aufgezeigt, und die Kosten des Projektes werden dargestellt.

      Problemlösung

      Die Argumentation für eine Problemlösung stellt eine Lösung für ein spezifisches Problem in den Vordergrund. Sie ist dann hilfreich, wenn Sie eine Entscheidung vom Auftraggeber oder dem Lenkungsausschuss brauchen. Die Argumentation beginnt mit der Beschreibung der Ist-Situation, die möglichst objektiv dargestellt wird. Danach werden die Ursachen für die Situation aufgezeigt. Im nächsten Schritt wird dann dargestellt, wie die Situation nach der Problemlösung sein soll. Dann wird gezeigt, mit welchen Maßnahmen das Problem gelöst wird. Die Argumentation schließt damit, dass die von den Teilnehmern zu treffende Entscheidung klar dargestellt wird.

      W-Fragen-Argumentation

      Die W-Fragen-Argumentation orientiert sich an den Fragewörtern „Warum?“, „Was?“, „Wann?“, „Wer?“ und „Wie?“. Sie wird genutzt, um sachlich über das Projekt zu informieren. Mit der Antwort auf die Frage „Warum?“ wird der Grund für das Projekt erläutert. Mit der Antwort auf die Frage „Was?“ wird der Inhalt des Projektes erklärt. Hinter der Antwort auf die Frage „Wann?“ verbergen sich der Projektplan und die Meilensteine. Die Antwort auf die Frage „Wer?“ ist dann die Darstellung des Projektteams mit seinen Funktionen, und die Antwort auf die Frage „Wie?“ beschreibt schließlich, mit welcher Methode oder Verfahren das Projekt realisiert wird.

      Auflockernde Elemente

      Die Argumentationsfolge sollte durch auflockernde und erläuternde Elemente unterstützt werden, etwa durch Vergleiche, Zitate und Fallbeispiele, Humor und zweiseitiges Argumentieren: Die Präsentation wirkt objektiver, wenn nicht nur die Vorteile genannt werden, sondern auch die Nachteile.

      Kernaussagen zusammenfassen

      Schritt 4: Verständnis absichern

      Am Ende der Darstellung des Themas sollten Sie dessen Inhalt noch einmal kurz zusammenfassen und die wichtigen Aussagen besonders hervorheben. Dadurch werden die Teilnehmer an die Kernaussagen erinnert und die vorgetragenen Hauptgedanken verstärkt. So rücken Sie bei den Teilnehmern die Punkte in den Vordergrund, die Ihnen besonders wichtig sind. Diese bleiben dann für die anschließende Diskussion im Gedächtnis der Teilnehmer. Bei einer Verkaufspräsentation vor dem Vorstand eines Unternehmens sind es die Argumente, die den Vorteil Ihrer Lösung unterstreichen.

      An dieser Stelle müssen die Teilnehmer auch Gelegenheit haben, Verständnisfragen zu stellen. Dies ist aber noch nicht der Übergang zur Diskussion. Dieser Abschnitt kann durch Fragen wie „Haben Sie noch Verständnisfragen zum Thema?“ oder „Kann ich noch etwas erläutern?“ eingeleitet werden. Solche Fragen nehmen die Teilnehmer mit ihren Bedürfnissen ernst.

      Schritt 5: Herausforderungen formulieren

      Der Appell an die Zuhörer muss klar formuliert sein, damit diese ganz konkret wissen, was von ihnen erwartet wird.

      Beispiele für solche Appelle sind:

      ∎ Positive Kaufentscheidung

      ∎ Inhalte weiterkommunizieren

      ∎ Mit dem Produkt arbeiten

      ∎ Projekt wie vorgeschlagen fortführen

      ∎ Problem mit vorgeschlagenen Alternativen lösen

      Abschluss bewusst gestalten

      Schritt 6: Abschluss inszenieren

      So wie der Prozessschritt „Orientierung geben“ auf die Präsentation einstimmt, leitet der bewusste Abschluss zu den anderen Aktivitäten über, welche die Teilnehmer nach der Präsentation durchführen müssen. Ein bewusster Abschluss soll auch verhindern, dass die Teilnehmer ungelöste Fragen, Probleme oder Unwohlsein mitnehmen.

      Der Abschluss sollte deutlich markiert sein. Dies