Projektmanagement. Tomas Bohinc

zum gesprochenen Wort stehen. Sie müssen dieses ergänzen. Andernfalls kommt es zu so genannten Interferenzen zwischen Bild und Text. Die Folge davon ist, dass weder der Text noch das Bild im Gedächtnis bleiben. Präsentationen sind dann wirkungsvoll, wenn sie die sprachlich-logische Darstellung mit der bildhaften Darstellung verbinden.

      Eine gute Story hilft, die Teilnehmer zu überzeugen

      Elemente der Präsentation

      Geschichten waren von jeher ein Mittel, um Ideen und Botschaften zu vermitteln: Märchen und Gute-Nacht-Geschichten für Kinder; die großen Heldensagen wie die Odyssee, die Nibelungen oder Don Quichotte für Erwachsene. Geschichten verbinden in idealer Weise Sachinhalte mit emotional nachvollziehbaren Erlebnissen. Die Story einer Präsentation besteht aus vier Kommunikationsmitteln.

      Key-Message und Key-Words

      Der Kern der Präsentation ist deren kommunikative Botschaft, die Key-Message. Sie vermittelt den Zuhörern Ihr Anliegen. Sie bildet damit den Dreh- und Angelpunkt der gesamten Präsentation und ist für die Teilnehmer der rote Faden, um den sich alle anderen Informationen gruppieren. Sie ist eine knapp formulierte Aussage, die das Wesentliche auf den Punkt bringt. Oft lässt sie sich in Form eines Slogans ausdrücken. Am wirkungsvollsten ist die Key-Message, wenn sie sich auf den emotionalen Gehalt des Themas oder dessen Besonderheit bezieht. Dabei muss sie etwas für die Zielgruppe Wünschenswertes oder Interessantes aussagen und den Nutzen der Präsentation für die Teilnehmer verdeutlichen.

      Jede Gruppe, jedes Unternehmen benutzt eigene Wörter, um bestimmte Sachverhalte auszudrücken – dies sind die Key-Words des Unternehmens. Damit werden bestimmte Bilder, Vorstellungen und Kontexte verbunden. Besonders bei einer Präsentation vor einem Kunden spielt das eine große Rolle. Im Wortschatz des Kunden spiegelt sich dessen Identität wider. Ein Projekt wird immer für einen Auftraggeber realisiert. Er muss deutlich merken, dass es sein Projekt und das Ergebnis sein Produkt ist. Dies erreichen Sie dadurch, dass Sie die Worte des Kunden benutzen. Damit fühlt sich der Kunde von Anfang an verstanden, und außerdem signalisieren Sie ihm: „Ich kenne, verstehe und teile Ihre Welt.“ Internetseiten und Firmenbroschüren sind leicht zugängliche Quellen, um Key-Words herauszufinden.

      Key-Visuals

      Bilder übermitteln auch ohne Sprache Botschaften. Dazu werden Key-Visuals benutzt, oft in Form so genannter Cliparts. Inzwischen werden immer häufiger Fotos verwendet, um die kommunikative Botschaft zu unterstützen. Key-Visuals können Analogien, Metaphern oder typische Situationen ausdrücken, die mit dem Thema der Präsentation zusammenhängen. Bei der Auswahl des oder der Key-Visuals sollte immer überlegt werden, welche Assoziationen die Teilnehmer der Präsentation damit verbinden und was das Bild bei ihnen auslöst.

      Kommunikationsstory

      Mit der Kommunikationsstory werden die Inhalte der Präsentation transportiert. Geschichten machen einen Sachverhalt anschaulich, indem sie eine Analogie zum Thema herstellen. Durch eine Geschichte werden die Zusammenhänge und Kernbotschaften des Inhalts für die Teilnehmer besser verständlich, da sie ein Bindeglied darstellt, mit dem die neuen Inhalte in eine für die Teilnehmer bekannte Struktur gebracht werden. In der Kommunikationsstory wird eine Analogie zwischen etwas bereits Bekanntem und dem neuen Thema aufgebaut. Fragen Sie sich:„Mit welchen Ereignissen des normalen Lebens lässt sich das Projekt vergleichen? Mit einem Fußballteam? Mit einem Orchester? Mit einer Erkundung in unbekanntem Gelände? Mit einer Maschine?“ In der Präsentation kann man dann eine Geschichte dazu erzählen und immer wieder Bezug darauf nehmen.

      Visuelles Konzept: grafische Gestaltungselemente für eine ansprechende Präsentation

      Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, lautet ein Sprichwort. Aber viele Bilder, vor allem dann, wenn sie unterschiedlich gestaltet sind, verwirren den Zuhörer. Bilder unterstützen eine Präsentation nur dann, wenn sie dem Zuhörer helfen, den Inhalt besser zu verstehen und zu behalten. Die grafische Gestaltung einer Präsentation beginnt mit der Festlegung der grafischen Elemente, die für die Zielgruppe und den Inhalt geeignet sind. Dazu wird für die Präsentation ein visuelles Konzept entwickelt.

      Das visuelle Konzept legt die Elemente für eine einheitliche Gestaltung der Präsentation fest. Damit erhält sie einen einheitlichen Stil. Trotz aller gewollten Unterschiede in der Gestaltung der einzelnen Folien entsteht dadurch für den Zuhörer ein Gesamteindruck.

      Vier Elemente des visuellen Konzepts

      ∎ Im visuellen Konzept werden folgende Elemente beschrieben:

      ∎ Das Erkennungszeichen: Es wird auf jeder Folie wiederholt. Es signalisiert den Teilnehmern: Diese Präsentation ist nur für uns erstellt! Man kann ein eigens gestaltetes Logo oder das Logo des Auftraggebers verwenden.

      ∎ Der Hintergrund: Er gibt der Präsentation eine Grundstimmung. Das Thema der Präsentation und der Stil des Hintergrundes müssen übereinstimmen.

      ∎ Die Schrift: Mit der Größe und dem Stil der Schrift wird der Inhalt gegliedert. Der Zuhörer erkennt an der Art der Schrift sofort, welche Bedeutung der Inhalt hat.

      ∎ Die grafischen Hilfsmittel: Das sind zum Beispiel Kreise, Pfeile, Linien. Sie geben der Präsentation die Struktur und helfen dem Zuhörer sich zu orientieren. Dazu sollten sie immer mit der gleichen oder zumindest einer ähnlichen Bedeutung verwendet werden.

      Die Präsentation strukturieren

      Mit den Elementen des visuellen Konzeptes geben Sie der Präsentation eine unsichtbare Struktur. Sie erleichtern dem Zuhörer, die Inhalte zu bewerten und bereits bekannten Sachverhalten zuzuordnen. Visuelle Konzepte werden nicht für jede Präsentation von Grund auf neu erstellt. Viele Unternehmen haben für Präsentationen ein grundlegendes visuelles Konzept entwickelt.

      Diese Idee können Sie auch auf Ihr Projekt übertragen. Mit einem visuellen Konzept für Ihr Projekt erreichen Sie, dass alle Präsentationen ein gleiches Erscheinungsbild haben. Sie erleichtern damit gleichzeitig auch allen, die eine Präsentation erstellen müssen, die Arbeit und stellen sicher, dass das Projekt ein unverwechselbares visuelles Erscheinungsbild hat.

      Der rote Faden ist die unsichtbare Struktur der Präsentation

      Dramaturgie bestimmt die Wirkung

      Jede Präsentation ist eine kleine Inszenierung. Sie braucht eine Dramaturgie, wenn sie wirken soll. Mit der Dramaturgie führen Sie die Zuhörer emotional durch die Präsentationen. Sie erzeugt Spannung und packt den Zuhörer bei den Emotionen. Wie in einem guten Film oder Theaterstück machen Sie die Zuhörer neugierig. Neugierig auf Ihre Kernbotschaft.

      Die Zuhörer müssen durch die Gestaltung der Präsentation systematisch zum Höhepunkt hingeführt werden: die Stelle in der Präsentation, an der die Kernbotschaft vermittelt wird. Das garantiert, dass die Zuhörer zu diesem entscheidenden Zeitpunkt am aufmerksamsten sind.

      Für Themen, bei denen überwiegend Sachverhalte vermittelt werden, ist es oft schwierig, einen eindeutigen Höhepunkt zu finden. Hier müssen Sie einen „künstlichen“ Höhepunkt einbauen, damit die Präsentation als Erlebnis empfunden wird. Damit wird durch die Art der Präsentation ein spezifischer Aspekt hervorgehoben. Dieser bleibt den Teilnehmern besonders stark im Gedächtnis haften.

      Sechs Schritte der Präsentation

      Die Teilnehmer müssen Schritt für Schritt durch das Thema geführt werden, damit sie den Inhalt nachvollziehen können. Dazu hat es sich bewährt, eine Präsentation immer in sechs Prozessschritte zu gliedern. Zusammen bilden sie den roten Faden.

      Schritt 1: Aufmerksamkeit herstellen

      Die Präsentation ist ein Teil des Arbeitsalltags der Teilnehmer. Vor der Präsentation haben sie vielleicht ihre E-Mails bearbeitet oder waren in einer Besprechung. Sie sind möglicherweise von einem anderen Ort zur Präsentation angereist. Auch nach der Präsentation geht für die Teilnehmer der Arbeitsalltag weiter. Sie haben eventuell ein wichtiges Gespräch zu führen oder ein schwieriges Problem zu lösen. Sie sind zwar