Plan general de contabilidad. ADGD0308. Manuel Abolacio Bosch

SOLUCIÓN

      Al ser un pago aplazado a 60 días, lo más conveniente sería la emisión de un pagaré, como promesa de pago futuro de la deuda que se contrae con la factura. No debería usarse el cheque, ya que, una vez emitido, el proveedor podría ir a cobrarlo antes de la fecha de vencimiento de la factura.

      Se emitiría el siguiente pagaré:

      Pagaré emitido

       Otros documentos

      Como se puede observar, existen multitud de documentos mercantiles y, dentro de estos, una gran variedad de distinciones y tipos. Se han examinado en detalle algunos de los más relevantes. A continuación, se describen brevemente algunos otros documentos que serán parte del trabajo en un departamento de contabilidad:

      1 Albarán: documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.

      2 Pedido/orden de compra: documento que emite el comprador para solicitar mercancías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas.

      3 Extracto bancario: detalle de los movimientos de una cuenta bancaria.

      4 Seguros sociales (documentos TC1 y TC2): documento justificante de los pagos que la empresa realiza a la Seguridad Social por cuenta de los trabajadores, destinados a atención sanitaria y formación principalmente.

      5 Nóminas: justificante de los salarios percibidos por los trabajadores.

      6 Impuestos: justificante de las relaciones de la empresa con la Hacienda Pública.

      7 Pólizas de seguros: contratos para la cobertura de situaciones imprevistas y/o poco habituales.

      3.2. Organización y archivo de los documentos mercantiles

      La creciente acumulación de documentación por parte de las empresas hace que la gestión y organización de esta se convierta en un aspecto de vital importancia, ya que no solamente supondrá trabajar más cómodamente, sino que además genera una interesante reducción de costes.

      Se podrían destacar algunos motivos por los cuales es importante la gestión de la documentación en una empresa:

      1 Facilita la consulta de documentos.

      2 Hace el trabajo más cómodo.

      3 Mayor agilidad a la hora de realizar gestiones.

      4 Reducción de costes (menor tiempo invertido en búsqueda de documentos).

      Esta gestión se hace si cabe más importante en grandes empresas en las que los volúmenes de operaciones son mayores. De hecho, es común encontrar en ellas departamentos de documentación, encargados de gestionar entradas y salidas de documentos, así como de su adecuado archivo.

       Sabía que...

      La gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja.

      Cabe destacar la mención expresa que sobre este tema hace el Código de Comercio en su artículo 30.1, en el que se puede leer lo siguiente:

       Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

      No existe una forma única o mejor de realizar esta gestión documentaria, ya que en gran medida dependerá del tipo de empresa y del volumen de operaciones y de documentación que genere.

      Si bien una empresa pequeña puede llevar un archivo único ordenado según el número de asiento de contabilidad (los asientos contables van numerados de forma correlativa según se van realizando), esta aproximación no parecería muy práctica para una gran empresa con cientos de transacciones diarias, en la que sería más conveniente archivar de forma separada facturas de venta, facturas de compra, transacciones y recibos bancarios, información relativa al personal y tantas otras distinciones como se precise oportuno.

      Habrá a su vez empresas que trabajen con proyectos independientes entre sí y que prefieran que el archivo se realice separando por proyecto en vez de por tipo de documentos, o incluso archivando por proyecto y dentro de cada uno de estos, realizando un segundo nivel de organización, esta vez quizá sí por tipo de documento.

       Importante

      Cualquier forma de gestión de documentación es válida, siempre que esta reporte la funcionalidad que se espera de ella.

      Si bien, como se ha dicho, no se puede decantar por una mejor opción a la hora de tratar los documentos y su archivo, sí que es recomendable seguir siempre algunas pautas que suelen resultar útiles en cualquier caso:

      1 Buscar una ordenación lógica e intuitiva.

      2 Que sea lo suficientemente clara como para que cualquier empleado pueda encontrar fácilmente la información que busque.

      3 Ser metódico y respetar los criterios fijados.

      4 Entender que los documentos, una vez usados, deben volver al lugar del que se cogieron.

      5 Intentar seguir un orden cronológico inverso, de modo que en una carpeta la documentación más antigua quede bajo la más actual, que generalmente se consulta más a menudo.

      6 Aplicar el sentido común.

      En la actualidad, existe la tendencia de intentar reducir el archivo físico de la documentación a través de potentes programas que generan copias en soporte digital almacenadas en servidores. De este modo, toda la documentación se encuentra escaneada y el acceso a ella es mucho más rápido. Esto es especialmente útil en empresas que tienen centros de trabajo en distintas localizaciones, de modo que desde todas ellos puede accederse a la información sin duplicar la documentación mediante copias en papel y con un menor riesgo de extravío.

      Archivo de documentación

      3.3. Libros contables obligatorios y auxiliares

      Dentro de toda la documentación que la empresa usará en su actividad diaria, se encontrará que parte de ella tendrá un reflejo contable. Con ella, se busca la finalidad básica de la contabilidad de formalizar unos informes que resuman la situación económica y financiera de la empresa. Se está hablando de los libros contables.

       Sabía que...

      Ya en el siglo I d. C. se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de controlar contablemente su patrimonio, por lo que eran comúnmente usados los libros de ingresos y gastos (llamados codees acceti et expensi).

      La obligatoriedad de algunos de estos libros viene definida por el tipo de entidad legal que ejerza la actividad económica, si bien este apartado se centrará en una sociedad mercantil estándar.

      A este respecto, el Código de comercio, en sus artículos 25.1 y 26.1, dice: