Plan general de contabilidad. ADGD0308. Manuel Abolacio Bosch

principalmente en comercio internacional.

       Consejo

      El envío de la factura proforma es una práctica que puede ahorrar mucho tiempo y trabajo, al ser un borrador de la factura final que se enviará y cuya modificación no implica ajustes en contabilidad.

      Según cómo sean elaboradas, se pueden considerar:

      1 Facturas puntuales: reflejan una entrega o servicio puntual.

      2 Facturas recapitulativas: aquellas que agrupan la información de entregas puntuales que se hacen durante un periodo de tiempo. Este caso se da en compras de pequeños materiales de forma continua, en los que no interesa emitir una factura por cada compra. Ejemplo: Una ferretería en la que un día se adquieren unos tornillos, otro día una broca, etcétera. En este caso, al final de un periodo fijado se emite una única factura por el total de todo lo comprado.

      3 Facturas a origen: este tipo de facturas se utiliza principalmente en trabajos realizados en un periodo largo de tiempo y cuya división en partes claramente diferenciadas es en ocasiones compleja. Se fundamentan en ir haciendo valoraciones de forma periódica de la totalidad de los servicios prestados, deduciendo de la última valoración los importes facturados previamente. Es usada de forma habitual en el sector de la construcción.

       Partes de una factura

      La mejor forma de que finalmente se entienda una factura es analizándola en detalle. Se estudiará una factura ordinaria y puntual, por ser estas las más habituales. En ella, se podrán identificar sus partes y ver qué información está dando.

      Ejemplo de factura

      Las partes de una factura son:

      1 Cabecera: en ella se encuentran los datos del emisor de la factura, generalmente su nombre o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico, persona de contacto y código de identificación fiscal (CIF). En muchas ocasiones, se complementa la información de la empresa emisora, incluyendo un pie de página con sus datos registrales, indicando libro, sección y página donde la empresa está inscrita en el Registro Mercantil correspondiente. Por ejemplo, para saber reconocerlos, los datos registrales se muestran de la siguiente manera: “Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, Inscripción 1ª, Hoja A-72991, Folio 191, Tomo 2585, Libro 0, Sección 8”.

      2 Datos de emisión de la factura: serán el número de la factura y la fecha de expedición.

      3 Datos del cliente: información sobre el cliente, indicando nombre o razón social, dirección, persona de contacto, teléfono y código de identificación fiscal (CIF).

      4 Pedido de referencia: aunque muchas facturas no incluyen el número de pedido al que se asocian, especialmente en empresas con grandes volúmenes de compras se convierte en requisito imprescindible y de obligado cumplimiento, a fin de poder identificar la factura con el proyecto o centro de coste concreto al que pertenezca.

      5 Cuerpo de la factura: en él se detallan los materiales objetos de la compraventa, especificando unidades, precio unitario e importe total.

      6 Resumen de la factura: en esta parte se pueden identificar los datos finales de la factura, así como los datos fiscales. En el ejemplo, se encuentran:Subtotal: suma del valor total de las mercancías objeto de compraventa.Tipo impositivo: gravamen que se aplica según la legislación fiscal vigente.Cuota IVA: resultado de aplicar el tipo impositivo al valor de las mercancías que constituyen lo que fiscalmente se conoce como base imponible.Anticipos: se detallan en este apartado pagos que el cliente haya realizado a cuenta de los materiales que se entregan. Estos pagos se deducen del total que debe abonarse.Descuentos aplicados: descuentos que se aplican por volumen de compras, fidelización de cliente, etcétera. En ocasiones, estos descuentos se incluyen en el cuerpo de la factura.

      7 Términos de pago: condiciones pactadas para liquidar la deuda contraída con la factura. En el ejemplo, las siglas “f.f.” significan “fecha factura”. Se puede comprobar que sumando 60 días a la fecha de emisión de la factura, se tiene la fecha de vencimiento, que es el día en que debe hacerse efectivo el pago.

      8 Datos bancarios: detalles de la cuenta bancaria en la que hacer efectivo el ingreso.

       Sabía que...

      En los departamentos contables y financieros de las empresas, cuando se establece como forma de pago un número de días sobre la fecha de la factura, es práctica habitual considerar, en vez de su fecha de emisión, la fecha de recepción de esta, a fin de evitar que si los proveedores se demoran en la entrega de la factura, se tengan pagos a muy corto plazo que pudieran alterar las previsiones de tesorería.

       Importante

      Es imprescindible que todas las facturas lleven el CIF, tanto del emisor como del receptor, para generar las obligaciones y derechos fiscales que origina la transacción.

       Aplicación práctica

       En relación a la factura del ejemplo mostrado anteriormente, describa los detalles de la transacción que en ella se está realizando.

       SOLUCIÓN

      La empresa Rotulación Almacén, S. A. vende a la empresa Imagen Empresaria, S. L. la creación de un logo (prestación de servicio) y 3 carteles y un expositor (entrega de materiales), valorado en 2.250 €, a la que se le aplica un 21 % de IVA, y para la cual no se ha hecho aún ningún pago (anticipos cero) ni se le aplica descuento alguno. Esta compra se formalizó anteriormente en un pedido (número 1462/07-F). Según los términos de pago acordados, el importe total de la factura deberá pagarse el 12 de abril de 20X2, es decir, a los 60 días de su emisión (en caso de no tener constancia de una recepción posterior, en cuyo caso podría considerarse esta otra última fecha).

       Derechos y obligaciones

      Es interesante destacar finalmente los derechos y obligaciones que genera la factura, dando la pauta de los asientos contables que registrará cada una de las partes:

      1 Vendedor: la venta supondrá para él un ingreso en su cuenta de resultados, generando unos derechos de cobros y la obligación de entrega de los materiales o servicios acordados. Más adelante se verá cómo se refleja esto en un diario contable.

      2 Comprador: la compra supondrá un gasto en su cuenta de resultados, generando una obligación de pago y unos derechos de recepción sobre los materiales o servicios acordados.

       El contrato

      El contrato es un pacto o acuerdo entre dos o más partes mediante el que las mismas se obligan a incurrir en determinadas acciones y constituye prueba de conformidad de los términos que regirán la relación comercial.

      En función del objeto que regule el contrato, se pueden encontrar distintos tipos, entre otros:

      1 Contrato de suministro.

      2 Contrato de subcontratación de trabajos a terceras empresas.

      3 Contratos laborales.

      4 Contratos de prestación de servicios.

      El contrato es un documento de forma libre, ya que cualquier acuerdo entre dos o más partes, independientemente de cómo sea,