Dirección de la actividad empresarial de pequeños negocios o microempresas. ADGD0210. Emilio José Checa Hinojo

1. Introducción

      Es difícil pensar en un gran negocio que no haya arrancado en la mente de una persona, pero más difícil es pensar que esa persona no haya plasmado la idea sobre un papel, papel que haya impregnado de acciones sobre trazos, palabras manuscritas, sin sentido quizás para los desconocidos, pero con gran sentido para su autor.

      En este capítulo se van a tratar todos los aspectos relevantes que afectan a la organización de la actividad en el caso concreto de las pequeñas empresas. Se analizarán los recursos disponibles, las variables que les afectan, su disposición y complementariedad, así como la forma de evaluarlos para implantar posibles correcciones en los mismos.

      La planificación y gestión de recursos para organizar la actividad empresarial es muy importante a todos los niveles de la dimensión empresarial, pero en el caso de la pequeña empresa, el análisis cobra una vertiente especial, puesto que el coste de rectificar un planteamiento inicialmente equivocado, muchas veces no puede ser asumido por el pequeño negocio y desgraciadamente supone su desaparición.

      La justificación del estudio de este capítulo nace de la necesidad de las empresas de consolidarse y crecer dentro de un mercado marcado por un enorme dinamismo y complejidad social.

2. Variables que intervienen en la optimización de recursos

      Según la Real Academia Española el concepto de optimizar es: “buscar la mejor manera de realizar una actividad”. Si se deriva el significado genérico al punto de trabajo económico y empresarial se podrá afirmar que la mejor manera de realizar una actividad económica será aquella que permita obtener un mayor beneficio.

      Se habla de beneficio en sentido amplio, no solo en unidades monetarias; para la empresa en general y microempresa en particular, el beneficio obtenido con una actividad no siempre se mide en unidades monetarias, muchas veces la estrategia empresarial va más allá de la simple obtención de rentabilidad.

      Para su estudio se verán las variables de análisis que permitan optimizar los recursos de la actividad y que se tratarán en este apartado.

      2.1. La automatización y/o la externalización de procesos

      Emprender una actividad dentro de la pequeña empresa supone el mismo o más esfuerzo que el de grandes corporaciones, no porque su importancia sea mayor, sino porque en la mayoría de los casos el coste de oportunidad de una decisión incorrecta o la rectificación de un procedimiento equivocado puede suponer un esfuerzo económico que el negocio no es capaz de asumir.

      Antes de entrar de lleno en materia se definirán de una forma sencilla los conceptos de automatizar y externalizar un proceso productivo:

      1 Automatizar: supone introducir en la actividad un nuevo proceso productivo o perfeccionar uno existente. Esto implica para el negocio la creación de una serie de acciones de cambio, adaptación o ampliación dentro de la empresa. Ejemplo de ello sería una panadería que para aumentar su abanico de productos decide ampliar su actividad y hacer tartas por encargo.

      2 Externalizar: esta es la opción de ofrecer una nueva línea de producto o servicio, pero en vez de producirlo en el seno de la empresa se subcontrata a otra entidad especialista en el mismo. En el ejemplo, la panadería realiza un acuerdo con una pastelería para comprarle previamente las tartas para luego ofrecerlas a sus clientes.

      Por esto, es de vital importancia un análisis en la valoración de las acciones de automatizar o externalizar una determinada actividad.

       Nota

      No es lo mismo “gasto” que “inversión”. Cuando se habla de gasto se hace referencia a un desembolso de dinero que jamás se recupera del destino al que se aplica. En cambio, una inversión supone emplear un fondo en una aplicación de la cual se espera una generación de rentabilidad, dicho de otro modo, emplearlo donde se espera recuperar ese fondo invertido más una rentabilidad.

      Ante la introducción de una actividad económica ha de estudiarse cuidadosamente las dos grandes vías de actuación:

      1 Automatizar la actividad en el seno del negocio.

      2 Subcontratarla a una empresa externa.

      Para este análisis se van usar como pautas de referencia las variables de rentabilidad: materiales, maquinaria, mano de obra y otros gastos.

      Para valorar el coste de estos factores se han de tener claros puntos como los enumerados a continuación:

      1 Calidad total: entendiendo la calidad como no solo el coste de remunerar los factores, sino también la aplicación de recursos necesarios para llegar a ofrecer un producto o servicio con un amplio grado de profesionalidad y cobertura de necesidades y expectativas.

      2 Disponibilidad de factores: cuanto menos disponible esté un factor más costoso va a ser su adquisición y por lo tanto, más va a encarecer el coste de automatización.

      3 Accesibilidad: complementando a la anterior, si el factor no está disponible, pero es accesible fácilmente, volverá a inclinar la balanza hacia el lado de la automatización.

       Ejemplo

      Talleres Lázaro de Pechina, S. A. ha sido siempre un taller mecánico de gran prestigio en el pueblo de Serón (Almería), tanto es así que su conocimiento sobre los vehículos y su constante adaptación a los cambios y la innovación han hecho de este negocio un líder del sector.

      Los clientes cada vez demandan más servicios de chapa y pintura a su director, el Sr. Lázaro, pero su constante formación sobre mecánica le ha hecho dejar de lado estos aspectos del servicio del automóvil.

      La actual situación económica ha provocado que el hijo del Sr. Lázaro busque nuevas oportunidades de negocio. Para ello, Manuel, su hijo, está pensando en ofrecer el servicio de chapa y pintura a sus clientes haciendo que el servicio del taller sea más completo.

      Manuel ha realizado un curso de creación de empresas y está estudiando el coste de ofrecer esta nueva actividad:

      1 Materiales: pinturas, pistolas, limpiadores: 1.000 €/mes.

      2 Mano de obra: 1 pintor ½ jornada: 900 €.

      3 Maquinaria: compresor y accesorios: 5.400 €.

      4 Costes asociados: suministros: 270 €/mes.

      A la hora de exponerle su estudio al Sr. Lázaro, este se niega rotundamente porque dice que es un coste muy alto el que ha de asumir, ya que el estudio es incompleto porque el hijo no ha contemplado el tiempo y espacio que ha de dedicarse desde el actual negocio.

      Lázaro ve muy bien ampliar la actividad pero prefiere hacerlo de una manera más sencilla y eficaz: va a ofrecer un convenio de colaboración a Auto Pintores del Castillo, S. L., por el cual, después de establecer unas pautas de calidad en el trabajo, Lázaro ofrecerá el servicio pero pagará a esta subcontrata por trabajo realizado, ya que ellos disponen de materiales e instalaciones, por lo que su inversión estará reducida a formar a los trabajadores de Auto Pintores del Castillo, S. L. para que el trabajo esté acorde con la cultura de su negocio. La rentabilidad de esta acción será muy superior a la que le propone su hijo Manuel, que aunque con muchas ganas e ilusión, aún debe aprender más de la experiencia.

       Actividades

      1. Indicar las ventajas de externalizar una actividad dentro del negocio. Razonar su respuesta.

      2.