Gestión de protocolo. HOTA0208. Raúl Villanueva López

y familiar que no se consideran actos públicos, se denomina...

      1 ... protocolo oficial.

      2 ... protocolo social.

      3 ... protocolo empresarial.

      4 ... protocolo diplomático.

      Capítulo 2

      Clases de Protocolo

1. Introducción

      El protocolo, al tratarse de un conjunto de reglas de cortesía y urbanidad establecidas para cualquier tipo de ceremonia, abarca los distintos tipos de actos que se pueden organizar, como son los actos oficiales, regidos por el protocolo institucional; los actos del entorno laboral, regidos por el protocolo empresarial; y los actos que relacionan distintos países con culturas diversas, regidos por el protocolo internacional.

      Todos ellos tienen unas normas comunes, basadas en los usos y costumbres y luego, tienen unas normas específicas según el tipo de protocolo que sea. El protocolo institucional, por ejemplo, tiene unas reglas más estrictas reguladas por ley, mientras que el protocolo empresarial, se rige más bien por costumbres y normas de urbanidad clásicas. El protocolo internacional por su lado, se caracteriza por la relación de culturas distintas y la adecuación del protocolo a ello.

2. Protocolo institucional tradicional

      El protocolo es la comunicación no verbal de una institución, es la forma que tiene de comunicarse una institución con la sociedad, es decir, la manera que tiene de indicar qué es lo que quiere hacer y por qué.

      Al aumentar las relaciones entre los distintos países, los actos protocolarios de instituciones también han ido creciendo. En el caso de España, con la llegada de la democracia en 1975 tras la proclamación de Juan Carlos I como Rey de España, se crean numerosas instituciones, tanto públicas como privadas, al tiempo que, al desarrollarse el Estado de las autonomías, se multiplica el número de actos oficiales.

      Para cualquier institución es importante mantener una buena relación con la sociedad. Y para ello, cuentan con un gabinete asesor, que es el departamento de relaciones públicas, el cual incluye al gabinete de protocolo.

      Una institución es un organismo, tanto público como privado, o un grupo social, que con unos determinados medios, persigue la realización de unos fines o propósitos comunes.

      Dicho gabinete necesita conocer a fondo las distintas instituciones y sus representantes, cómo preparar los actos, los diferentes tipos de actos que existen, etc., por lo que necesitan una gran formación en relaciones personales, sociología y protocolo.

      En algunos casos, las relaciones se han protocolizado según unas directrices ya establecidas y en otros casos, se determina un protocolo independiente para dicho caso. Por ello, es importante conocer todas las directrices, la normativa al respecto y las reglas establecidas por la costumbre.

      Dentro de las funciones propias del gabinete de relaciones públicas de una institución, están las siguientes:

      1 Labores de información.

      2 Comunicación y relación con los medios.

      3 Protocolo.

      4 Actuación en acontecimientos especiales.

      5 Atención a clientes.

      6 Organización de eventos.

      7 Entrega de premios.

      8 Búsqueda y entrega de regalos.

      9 Colocación de las banderas.

      10 Preparación de actos como inauguraciones, juntas, etc.

      Entre los eventos que organiza la institución militar están la celebración de la Fiesta Nacional, el día de las Fuerzas Armadas, honras fúnebres y exequias, visitas de Estado, apertura de la legislatura, cobertura de carrera y cordón de honor, conferencias, cumbres, etc.

       Ejemplo

      Un tipo de institución pública es la militar. Sus principales cometidos en relación con el protocolo son establecer directrices en materia de ceremonial, protocolo y organización de actos, dirigir y coordinar la organización y desarrollo de los eventos que se realizan en el Departamento de Defensa, el Ejército de tierra, mar y aire, el Estado Mayor de Defensa y las autoridades de cualquier entidad superior, como la jefatura del Estado, presidencia del Gobierno, etc.

      Dentro del protocolo institucional se pueden diferenciar dos tipos de actos: los actos de carácter general y los de carácter específico.

      1 Carácter general. Son los organizados por las instituciones del Estado con motivo de una conmemoración o acontecimiento de carácter nacional, autonómico, provincial o regional. Por ejemplo: el desfile de las Fuerzas Armadas, el juramento de cargo de los ministros, recepciones de autoridades extranjeras, etc.

      2 Carácter especial. Son los organizados por instituciones o autoridades con motivo de una conmemoración o acontecimiento relacionado con sus funciones o actividades propias. Por ejemplo: la impresión de la insignia de la ciudad a un personaje, el homenaje a uno de sus ciudadanos, etc.

3. Protocolo empresarial

      Las relaciones son cada vez más comunes y numerosas, tanto que mantienen los trabajadores de una misma empresa entre ellos, como las relaciones con otras empresas similares como con clientes o proveedores. Y cada vez más a menudo, se organizan eventos promovidos por empresas, como conferencias, convenciones, congresos, etc.

      A la hora de formalizar dichas relaciones y eventos, es importante conocer el protocolo, es decir, el código que regula y facilita la interrelación.

      La cortesía, parte fundamental del protocolo, es indispensable en el ámbito empresarial. Es importante tratar con educación tanto a compañeros, como superiores o subordinados y mantener un respeto por las jerarquías. En el entorno empresarial o laboral, cada rango está claramente diferenciado y es fundamental que cada uno conozca su posición y la haga respetar, a la vez que reconozca la posición de los demás y la respete.

      Ante cualquier duda, los hombres usarán traje de chaqueta de colores sobrios, con camisa y corbata; y las mujeres, ropa discreta de buena calidad y sin que sea demasiado escotada.

      Otro de los puntos importantes del protocolo, es la vestimenta. En lo que se refiere al ámbito empresarial, el protocolo de la vestimenta varía sustancialmente según la empresa y si la persona tiene trato directo con el público o no. Vendrá marcado por los directores de las compañías, dentro de lo que se denomina política interna de la empresa. En cualquier caso, se debe ir siempre bien aseado, sin maquillar excesivamente y sin muchos abalorios o joyas y, sobre todo, usar el sentido común y observar a los compañeros para adaptarse a las costumbres de la empresa lo antes posible.

      A la hora de dirigirse los miembros de una empresa a sus compañeros, subordinados o superiores, será siempre con la máxima educación y cortesía posible, y el tratamiento que le darán a cada uno vendrá estipulado en el organigrama de cada empresa.

      Al igual que con la vestimenta, la política interna de la empresa, deberá especificar el tratamiento que deseen que se les tenga a los directivos: bien que se les tutee, que se les trate de usted, o bien, lo que se denomina tratamiento mixto: tutearlo dentro de la empresa y en el caso de que hubiese una tercera persona