Кадровое дело: от приема на работу до увольнения. Марина Скудутис

должностную инструкцию может потребоваться внести изменения (например, в связи с изменением обязательных условий трудового договора). В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

      Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

      Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

      При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ

      Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. 2003 № 65-ст.

      Личное дело

      Всю информацию, связанную с трудовой деятельностью работника, обычно помещают в личное дело.

      Обязательное ведение личного дела предусмотрено только для государственных учреждений (Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Для коммерческой фирмы и предпринимателя это условие добровольное. Однако чтобы всегда иметь точную, полную и объективную информацию о работнике, все же целесообразно хранить все документы в его личном деле.

      Обычно в дело включают:

      • личную карточку (анкету) работника;

      • его автобиографию;

      • характеристики и рекомендательные письма;

      • копии документов об образовании;

      • личные заявления работника;

      • аттестационные материалы;

      • трудовой договор;

      • справки о состоянии здоровья;

      • фотографии.

      Обратите внимание: в личном деле хранятся персональные данные о работнике. Порядок их получения, хранения и защиты определяет гл. 14 ТК РФ. Поэтому в фирме должен быть издан приказ, который определяет перечень лиц, имеющих допуск к этой информации, и порядок доступа к ней.

      Личная карточка (анкета)

      Личная карточка (анкета) имеет типовую форму № Т-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

      Личную карточку обычно заполняет работник отдела кадров или тот, кому такие полномочия предоставил руководитель