Быть секретарем руководителя фирмы. Юрий Александрович Лукаш

записать приглашение и сделать все возможное, чтобы быстрее уведомить об этом шефа.

      Очень часто секретари по указанию директора обзванивают руководителей отделов (секторов), оповещая их о сроках предстоящего совещания. Совершенно недостаточно просто известить кого-либо о дне и часе совещания. Секретарь обязан проинформировать приглашенного о теме, цели, сроке, примерной продолжительности, круге участников, порядке работы и роли приглашенного на этом совещании. Надо выяснить, сможет ли приглашенный принять участие в совещании, а если нет, то по какой причине, и доложить об этом руководителю. Далее следует заблаговременно раздать участникам совещания необходимые материалы.

      Как правило, секретарь играет важную роль в предоставлении своему руководителю информации по текущим вопросам, соблюдая при этом требования конфиденциальности. Он также находится в особом положении, поскольку знает о местонахождении руководителя и как с ним при необходимости можно связаться. Если руководитель во время своего отсутствия звонит в контору по телефону, секретарь должен информировать его или принять меры к выполнению любых указаний, данных руководителем по телефону.

      Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации.

      Отношения секретаря с посетителями

      Посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

      Посетители условно подразделяются на следующие группы:

      – сотрудники сторонних организаций;

      – сотрудники, принимаемые по текущим вопросам;

      – сотрудники, принимаемые по личным вопросам;

      – командированные;

      – делегации.

      Приём посетителей из сторонних организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Секретарь назначает время приёма, согласованное с руководителем и удобное также и для посетителя; делает соответствующую запись в журнале приема посетителей; ставит в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

      Можно производить регистрацию посетителей с помощью компьютера.

      Если посетитель пришёл без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь предлагает посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель. Если посетитель настаивает на другом, удобном для него, времени, секретарь выясняет, может ли руководитель перенести прием на желаемое посетителем время, и сообщает последнему дату и часы приёма.

      Если