Быть секретарем руководителя фирмы. Юрий Александрович Лукаш

может возникнуть в его отсутствие;

      – секретарю необходимо чувство юмора;

      – поведение секретаря и эффективность его работы – пример для всех сотрудников;

      – секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

      Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, приветливость, вежливость, внимательность к окружающим, выдержанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями. Высоко оценится тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность.

      В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие:

      – любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей;

      – чувство юмора;

      – готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях;

      – стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике;

      – живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации;

      – отзывчивость, умение адаптироваться;

      – опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

      – умение быстро переключаться при изменении вида работы;

      – умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок.

      В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие:

      – хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

      – проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения;

      – важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;

      – высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки;

      – умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

      – кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний.

      Секретарь должен знать:

      – положения и инструкции по документационному обеспечению;

      – руководящий состав предприятия, его подразделений;

      – машинопись;

      – работу на персональном компьютере;

      – правила орфографии и пунктуации;

      – порядок расположения материала при печатании различных документов;

      – правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов;

      – правила пользования приёмно-переговорными устройствами;

      – стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

      – правила внутреннего трудового распорядка;

      – основы научной организации секретарской службы;

      – правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.

      Считается, что секретарь должен пользоваться авторитетом не только у своего начальника, но и обязательно во всем коллективе учреждения. Этот авторитет отчасти создается самим руководителем, когда он показывает сотрудникам, что секретарь в определенной степени делит с ним ответственность, участвуя в управленческой и координационной работе. Но в первую очередь авторитет секретаря зависит от ее преданности делу, принципиальности, профессионального уровня.

      Важно не просто поступать правильно, важно создать о себе такое мнение в коллективе, что, выполняя посреднические функции между руководителем и сотрудниками, секретарь в принципе не допускает субъективизма, не поддается минутному настроению, при этом его симпатии и антипатии не распространяются на служебные отношения.

      Примерная совокупность обязанностей секретаря руководителя

      Примерный перечень обязанностей секретаря руководителя организации включает следующие функциональные действия:

      – просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты;

      – ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей;

      – подшивка документов и ведение дел;

      – стенографирование, расшифровка и печатание