Международный деловой этикет на примере 22 стран мира. Елена Сергеевна Игнатьева

обязательно предупредите об этом своего респондента.

      Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-серверы, веб-интерфейс, облачные сервисы (Google-диск, Яндекс-диск и др.).

      Обращайте внимание на формат вложения. Если ваше письмо содержит вложенный файл с расширениями EXE, CMD, ВАТ, COM, SCR, РРТ, MDB, DLL, DOC, XLS – есть риск, что адресат его не получит. Часто почтовые серверы или почтовые клиенты блокируют такие вложения. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь функцией архивирования (zip., гаг.).

      Отправляя вложение, обязательно сделайте комментарий к нему. Степень подробности комментария определяет ситуация. Если у вас есть договоренность и получатель ждет письма с вложением, то достаточно указать на вложение в поле «Тема». Однако лучше все-таки помещать комментарий в теле письма.

      Например,

      …По нашей договоренности высылаю документы для заключения договора. Документы во вложении:

      1. Проект договора

      2. Смета расходов

      3. Выписка из ЕГРИП…

      Работа с полем «Важность» письма («Priority»)

      Используйте маркировку важности «Высокая» («High») при отправке действительно важного сообщения (такого, на которое получателю надо обратить внимание в первую очередь). Не злоупотребляйте этой маркировкой. Делайте пометку «высокая» только в отношении действительно важных писем. Их в переписке не может быть много. Возьмите за правило отправлять не более 1–2 таких писем в месяц. Иначе ваши получатели со временем перестанут реагировать на проставленный вами статус сообщения.

      Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте

      У каждого из нас бывают случаи, когда мы не можем оперативно отвечать на электронные письма. Причины могут быть разные – отпуск, болезнь, участие в различных деловых форумах и т. д.

      В этом случае лучше использовать автоответы, которые сообщат адресату, что вас нет на рабочем месте и к кому он может обратиться для получения интересующей его информации.

      Например,

      Уважаемые коллеги.

      В период с 23 по 27 октября 2017 я буду в командировке, поэтому оперативно отвечать на ваши письма не смогу.

      В период моего отсутствия все вопросы по обучению прошу решать с менеджером по обучению Ольгой Ивановой. Ее контакты: тел.: [phone], e-mail: [email protected].

      Если ваш вопрос может быть решен только при моем непосредственном участии – мой моб. тел.: [phone] (время звонка с 18.00 до 21.00 по Мск.) …

      Позитивное завершение письма

      Последнее, что остается во внимании адресата при прочтении вашего письма, – финальные фразы. Задача финальных фраз – закрепление эмоционально-позитивной атмосферы делового общения. Старайтесь создавать у вашего адресата хорошее впечатление или настроение, чтобы ему и далее хотелось общаться с вами.

      Варианты финальных фраз

      • Буду рад сотрудничеству!

      • Будем рады сотрудничеству с Вами!

      • С готовностью отвечу