12 шагов построения эффективных бизнес-процессов. Руководство. Дарья Николаевна Дубровская

могло быть от одного до нескольких десятков. Таким образом, для ответа на запрос требовалось потратить от 15 минут до нескольких часов. Это вызывало негодование как менеджеров, которым нужно было оперативно информировать Клиента, так и Дилеров, которые должны были выдать решение по ценам.

      Ситуация осложнялась тем, что все запросы прописывали в электронной почте. Отследить их в общем числе входящих писем было проблематично.

Решение

      Для решения задачи собрали рабочую группу участников процесса. Входом в процесс определили запрос на снижение стоимости проекта от Дилера. Выходом обозначили расчет стоимости проекта с возможными сниженными ценами для Дилера.

      В ходе встречи выяснили, что кроме менеджера и коммерческого директора требуется конструктор, который «выгружает» из базы данных 1С в программу Excel для расчета стоимости спецификацию с комплектующими. Задействовали и отдел закупок, который сообщал себестоимость покупных изделий. Технолог был необходим для расчета трудоемкости. Экономисту нужно было сводить исходные данные и выдавать себестоимость изделия, сравнивая с требуемой ценой для проекта. И только после проделанной работы смежных подразделений коммерческий директор мог оценить экономическую эффективность и маржинальность.

      Стало ясно, что действия служб должны быть видны в одном документе. Приняли решение: создать отчет «Расчет себестоимости проекта» в учетной системе 1С для оперативного анализа маржинальности проекта. Проблему с поиском писем по согласованию специальных цен под проект устранили с помощью шаблона письма (рис. 1).

      После создания отчета и шаблона для электронных писем приняли решение автоматизировать процесс.

      Рис. 1. Пример электронного письма: запрос специальных цен под проект.

Результат

      Процесс согласования специальных цен для Дилера под проект полностью автоматизировали и привязали к CRM-системе[8]. В настоящее время для получения дополнительной скидки достаточно внести спецификацию со стандартными ценами для Клиента, указать процент требуемой скидки. После нажатия нескольких кнопок менеджер получает ответ от руководителя коммерческой службы с возможными ценами под проект (рис. 2).

      Рис. 2. Вид проекта с согласованными ценами из БД 1С.

      Домашнее задание

      1. Выберите один проблемный процесс (из выявленных вами в домашнем задании к главе 1).

      2. Соберите рабочую группу, включающую участников процесса.

      3. Определите вход и выход бизнес-процесса.

      4. Запишите последовательные шаги с обозначением ответственных за действия.

      Важно!

      Встреча не должна длиться более часа, иначе вы перейдете к спорам и повторам. Прежде всего набросайте крупными мазками общую структуру, с которой придется работать, а на следующем собрании детально разберите каждый шаг и зафиксируйте ответственных.

      Глава 3. Как выстроить архитектуру процессов в броуновском движении?

      Вечер

8

CRM-система – специальное программное обеспечение для организации работы с клиентами.